Ustalanie priorytetów jest podstawą produktywności. To właśnie dzięki nim wiadomo, czym powinniśmy się zająć. Jest wiele metod ustalania priorytetów, ale ja dzisiaj pokaże Ci tylko jedną. Choć jest mało popularna, to zapewniam Cię, że jest bardzo skuteczna. Poznaj sekretną metodę ustalania priorytetów.
Ustalanie priorytetów – metoda MIT (Most Important Tasks)
Zadania najtrudniejsze są zazwyczaj tymi, które pchają Cię do przodu. Dlatego tak często starasz się je odkładać na później, bo jest z nimi trochę zabawy. Szukasz wtedy mniejszych zadań lub uciekasz w inne, zazwyczaj przyjemniejsze sprawy.
Właśnie w tym miejscu chciałem Ci przedstawić metodę ustalania priorytetów, jaką jest MIT (Most Important Tasks), ponieważ rozwiązuje ten problem.
Na czym polega metoda MIT?
Stosując tę metodę do ustalania priorytetów, na szczycie Twojej listy zadań zawsze mają być trzy najważniejsze zadania, które muszą być zrealizowane. Wszystko inne może zostać pominięte, ale to zwyczajnie musi być wykonane.
W takiej sytuacji, kiedy przed sobą widzisz tylko trzy zadania, to wiesz, na czym masz się skupić. Nie wybierasz sobie zadań prostych i przyjemnych, ponieważ nie masz ich na liście. Zaczynasz wreszcie realizować to, co jest dla Ciebie naprawdę ważne.
Tak jak widzisz, ta metoda ustalania priorytetów jest naprawdę prosta. Pamiętaj jednak, że nie ma co komplikować sobie pewnych spraw. Techniki, jakie używasz do podniesienia swojej produktywności, powinny być właśnie przejrzyste i maksymalnie łatwe wdrożenia. Wtedy zwiększasz znacząco swoją szansę na sukces.
Metoda MIT (Most Important Tasks), a nagłe sprawy
Zaczynanie dnia od priorytetów jest bardzo rozsądnym podejściem. Jeśli w ten sposób nie działasz, to narażasz się na pewnego rodzaju problemy.
Głównym z nich są pożary, które musisz nagle ugasić. Tego typu zadania nagle wskakują na szczyt Twojej listy i wszystko inne schodzi na drugi plan.
W momencie, kiedy rozpoczynasz swoją pracę od małych i prostych zadań, to może się okazać, że nie starczy Ci czasu na te najważniejsze. Właśnie dlatego, że nagle pojawi się ten wcześniej wspomniany pożar, który wywróci Twój dzień do góry nogami.
Ustalanie priorytetów dzięki metodzie MIT praktycznie eliminuje ten problem. Zaczynając dzień od najważniejszych czynności, masz zdecydowanie większą szansę, że zrobisz wszystko, co istotne. Nawet jak przyjdzie pożar, to masz już je zrobione. Najwyżej nie zrobisz mniej istotnych zadań.
Ile powinienem mieć priorytetów?
Pewnie zastanawiasz się, ile powinieneś mieć priorytetów. Metoda MIT mówi o trzech. Sugerowałbym nie przekraczać tej liczby. Nie ma co na siłę dorzucać jakiegoś zadania, które jest mniej istotne, żeby tylko były trzy priorytety, bo tak przeczytałeś w tym artykule.
Trzy priorytety dziennie, to naprawdę dobre rozwiązanie. Przede wszystkim ta cyfra nie przeraża. Czyli nie jest tak, że patrzysz na swoją wielką listę i od razu uciekasz w pogawędkę z kolegą z pracy, tylko żeby nie zacząć pracować. W momencie, kiedy na Twojej liście jest 20 zadań, to już z samego rana wiesz, że nie ma prawa to się udać. Nawet jak zrobisz 15 zadań z 20, to czujesz się przegrany. Nie zrobiłeś przecież wszystkiego.
Duża liczba zadań prowadzi do prokrastynacji, czyli odkładania wszystkie na później. Jeśli temat Cię dotyczy, to pobierz bezpłatnego e-booka 39 sposobów na prokrastynację.
Te trzy zadania, to nie jest jednak tak mało. Szczególnie, że zazwyczaj będą to trudniejsze czynności. Pamiętaj, że jak uporasz się z nimi, to nie musisz kończyć pracy. Weź się wtedy za inne rzeczy.
Z drugiej strony jak jednego dnia wyjdzie, że powinieneś mieć cztery istotne zadania, a nie trzy, to świat się nie zawali. Wszystko zależy od Twojej specyfiki pracy. Staraj się jednak pozostać przy ustalaniu mniejszej liczby priorytetów na co dzień.
Ustalanie priorytetów. Jak wybrać najważniejsze zadania?
Wszystko to może wygląda rozsądnie i logicznie, ale jak masz wybrać tylko te trzy zadania z tych dwudziestu. Przecież wszystkie są istotne. Już pędzę z rozwiązaniem tego problemu.
Jeśli patrzysz na swoją listę zadań i nie wiesz, które zadanie jest najważniejsze, to mam dla Ciebie pewien prosty sposób na ustalanie tego.
Załóżmy, że masz 10 zadań i nie wiesz co wybrać. Weź losowe dwa zadania (np. 4 i 9) i porównaj je. Które z nich jest dla Ciebie na ten moment ważniejsze? Zostawiasz jedno z tych zadań, a gra toczy się dalej. Wybierasz do momentu, aż wybierzesz te trzy najważniejsze.
Nasz mózg jest tak skonstruowany, że ma problem z dużym wyborem. W momencie, kiedy ograniczamy go do wybrania między jednym a drugim, to okazuje się, że całkiem dobrze sobie z tym radzi.
Co jeszcze daje ustalanie priorytetów?
Stosowanie metody MIT i ustalanie trzech priorytetów ma jeszcze jeden duży plus. Po zrobieniu tych najważniejszych zadań dostajesz dodatkowej energii. Właśnie poradziłeś sobie z najtrudniejszymi rzeczami, jakie miałeś dzisiaj przed sobą. Jesteś w tej chwili nie do zatrzymania. Czujesz się jak rozpędzony samochód, którego nie można zatrzymać.
Kiedy chcesz się zabrać za jakieś kolejne rzeczy, to teraz wszystko będzie Ci się wydawało łatwe i przyjemne. Przed chwilą poradziłeś sobie właśnie z ustalonymi wcześniej priorytetami.
Zaobserwujesz u siebie jeszcze jedną ciekawą rzecz. Okaże się, że po zrobieniu Twoich priorytetów nagle nie będziesz miał ochoty na przeglądanie Facebooka czy YouTube. Jesteś ciekawy dlaczego?
Sprawa jest prostsza, niż myślisz. Zrobiłeś już najtrudniejsze co Cię czekało, więc nie masz przed czym uciekać.
[…] Ustalanie priorytetów. Sekretna metoda, którą stosują najlepsi! […]
[…] Ustalanie priorytetów. Sekretna metoda, którą stosują najlepsi! […]