Technika time boxing używana jest przez jednego najbogatszych ludzi na świecie. Mowa oczywiście o Elonie Musk. Czym jest technika time boxing? Dlaczego jest taka skuteczna? Jak zacząć ją stosować?
Wszystkie odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Jak Elon Musk zarządza swoim czasem?
Z techniką time boxing początkowo eksperymentowano w dziedzinie rozwoju oprogramowania. Nie dziwi więc fakt, że metoda jest stosowana głównie w branży technologicznej. Stąd prawdopodobnie dowiedział się o niej Elon Musk, który właśnie organizuje swój grafik na podstawie metodę time boxing.
Co ciekawe również Bill Gates używa tej techniki. Czy może być lepsze rekomendacja dla tej metody niż używanie jej przez takie postacie?
Wiele osób pracujących z Elonem uważa go za geniusza oraz człowieka świetnie zorganizowanego. Jego osiągnięcia mówią same za siebie, więc trudno to wszystko podważyć. Bez świetnej organizacji swojego czasu nie byłby w stanie tego osiągnąć.
Jak on to robi? Sprawdźmy to.
Czym jest Time boxing?
Time boxing to technika zarządzania sobą w czasie, która podniesie Twoją produktywność. Główne założenia tej metody opierają się na pracy w blokach czasowych oraz ustaleniu konkretnej daty końca realizacji zadania.
Jak to wygląda w praktyce?
Załóżmy, że masz cztery zadania na dany dzień. Ustalasz, ile czasu potrzebujesz na realizację każdego z nich. Staraj się realnie oszacować, ile każda ta czynność może Ci zająć. Ważne, abyś nie wydłużał specjalnie potrzebnego czasu na zadanie.
Istotne w tym wszystkim jest jeszcze to, że trzymasz się planu. Kiedy przeznaczyłeś na pierwsze zadanie 30 minut, to kończysz po tym czasie, zgodnie z pierwotnym założeniem. Jeśli go nie skończyłeś, to przerzucasz je na następny dzień. Ewentualnie jeśli starczy czasu, możesz ponownie wrócić do niego tego samego dnia.
Po zakończeniu pierwszego zadania przechodzisz do następnego. Warto zrobić sobie między nimi przerwę, ale o tym będzie więcej w dalszej części artykułu.
Dlaczego time boxing działa?
Time boxing to naprawdę skuteczna metoda zarządzania sobą w czasie. Przedstawię Ci kilka argumentów, które mam nadzieję, przekonają Cię do stosowania tej metody.
- Usuwa wybór. Jednym z głównych plusów techniki time boxing jest jasna informacja, czym masz się zająć. Nie tracisz niepotrzebnie czasu na zastanawianie się, co powinieneś teraz robić.
- Ograniczony czas. Dzięki temu, że masz określoną liczbę minut na zadanie, to nie zajmujesz się niepotrzebnymi sprawami. Limitowany czas to podstawowe założenie techniki Time boxing i jego najsilniejsza broń.
- Eliminujesz rozpraszacze. Ograniczony czas na zadanie, o którym mowa była w punkcie wyżej ułatwia walkę z rozpraszaczami. Nie masz czasu na rozmowę z kolegą, bo wiesz, że musisz wyrobić się w wyznaczonym wcześniej czasie. Po drugie dużo łatwiej jest wyłączyć telefon i nie przeglądać poczty mailowej przez 30 minut niż przez cały dzień.
- Więcej zrobisz w ciągu dnia. Ponownie wrócę do określonego czasu na zadanie. Wiedząc, że masz 20-40 minut na zadanie, to nie zajmujesz się innymi rzeczami. Skupiasz się na swojej pracy. Jest to o tyle ważne, że zgodnie z prawem Parkinsona nasza praca wydłuża się tak długo, ile tego czasu mamy. W momencie, kiedy wyznaczyłbyś sobie na to samo zadanie 2 godziny, to właśnie w tyle byś je zrobił.
- Pomaga w walce z prokrastynacją. Jaki jest jeden z głównych powodów odkładania wszystkiego na później? Za duże zadania. Metoda time boxing jednak wychodzi tu naprzeciw. Duże zadania dzielone są na mniejsze, tak żeby zmieścić się w odpowiednim czasie. 30 minut nie przeraża już tak bardzo, jak zrobienie całego projektu. Nie musisz robić wszystkiego od razu.
- Świadomość. Technika time boxing pokazuje Ci czarno na białym, ile poświęcasz czasu na poszczególne czynność. Dzięki temu łatwiej planować Ci w przyszłości podobne zadania. Dodatkowo możesz przeanalizować czy nie poświęcasz czasu tam, gdzie nie powinieneś.
Ile powinny trwać bloki czasowe?
Jak jak już dobrze wiesz, metoda time boxing opiera się głównie na pracy w blokach czasowych. Tylko ile one powinny trwać?
Najczęściej polecany czas waha się od 30 minut do 45 minut. Powinno to być jednak dopasowane do Ciebie. Wszystko zależy od tego, jak długo potrafisz się skupić na jednym zadaniu i nie czuć zmęczenia oraz od Twojej specyfiki pracy. Jeśli godzina jest dla Ciebie ok, to stosuj taki czas. Pamiętaj, że wszystkie metody mają służyć Tobie, a nie Ty im.
Oczywiście możesz stosować również krótsze bloki. Jeśli sytuacja tego wymaga, to śmiało mogą to być przedziały nawet 5-10 minutowe.
Popularne jest stosowanie koncepcji 45/15 oraz 50/10, gdzie pierwsza cyfra oznacza czas na pracę, a druga na odpoczynek między kolejnymi blokami. Łącznie daje to godzinę, a my ludzie lubimy, kiedy łatwo się liczy i coś jest do równego. ☺
Przerwy nie muszą być co do minuty. Sytuacje są różne i czasem pójdziesz coś zjeść i zajmie Ci to 20 minut, a innym razem wystarczy, że pójdziesz do toalety lub będziesz potrzebował wstać od biurka na 3 minuty, żeby się przejść.
Jeśli chcesz, możesz zapisywać przerwy, ale nie jest to konieczne.
Time boxing krok po kroku
Podział na bloki czasowe polepsza Twoją umiejętność organizacji i zwiększa wydajność. Nie da się skupić w pełni przez kilka godzin na jednym zadaniu. Znika wtedy świeżość umysłu, która jest istotna przy Twoich projektach.
Przygotowałem dla Ciebie krótką instrukcję, jak krok po kroku zastosować technikę time boxing u siebie.
- Do każdego zadania na dzisiaj przypisz szacowany czas na jego realizację.
- Zabierz się do pierwszego zadania i poświęć mu tyle minut, ile sobie założyłeś (najlepiej włącz sobie stoper).
- Przerwij zadanie w momencie, kiedy czas się skończy.
- Gdy nie udało Ci się wykonać całej zaplanowanej czynności, to ponownie oszacuj, ile jeszcze czasu potrzebujesz i zaplanuj zadanie na następny dzień (ewentualnie na później, jeśli masz czas w grafiku).
- Po pierwszym zadaniu zrób sobie przerwę.
- Następnie weź się za kolejne zadanie i powtórz wszystkie punkty powyżej.
- Opcjonalnie możesz dodać punkt z małą nagrodą pod koniec dnia lub między zadaniami.
Planowanie
Ważnym elementem w technice time boxing jest planowanie. Już na samym początku planujesz czas potrzebny na wykonanie zadania.
Początkowo może nie być to dla Ciebie takie łatwe. Pamiętaj jednak, że praktyka czyni mistrza. Po kilku próbach zobaczysz, że to nie takie trudne. Szczególnie, że pewne zadania będą się powtarzały lub będą podobne do siebie.
W początkowej fazie lepiej założyć sobie trochę więcej czasu. Jeśli będziesz wyznaczał sobie zbyt krótkie bloki czasowe, to okaże się, że nigdy się nie wyrabiasz. Twoja motywacja przez to może się obniżyć.
Kiedy już będziesz lepiej planował potrzebny czas na zadania, to warto skrócić bloki czasowe. Im więcej czasu sobie wyznaczysz na zadanie, tym dłużej będziesz je wykonywał – prawo Parkinsona.
Pamiętaj jeszcze o jednej ważnej rzeczy. Zawsze mogą pojawić się przeszkody lub utrudnienia, przez które nie wyrobisz się w wyznaczonym czasie. Jest to zupełnie normalne. Nie przejmuj się tym w ogóle i nie zniechęcaj, szczególnie jeśli się pojawią na samym początku Twojej przygody z time boxing.
Czy metoda time boxing sprawdzi się przy dużych projektach?
Wiesz już, że metoda time boxing świetnie działa, jeśli chodzi o Twoje codzienne zadania. Czy jednak ta technika tak dobrze radzi sobie z dużymi projektami?
Zdecydowanie tak. Śmiało możesz stosować technikę time boxing przy wielkich projektach. Powiem nawet więcej. Wskazane jest używanie tej metody do takich rzeczy.
Przestaniesz dzięki metodzie time boxing bać się zabierać za duże zadania, które zwykle odkładasz. Realizacja Twoich projektów mocno przyspieszy. Jeśli masz problem z prokrastynacją, to zachęcam do pobrania e-booka 39 sposobów na prokrastynację.
Dodatkowo między zadaniami pewnie przyjdą refleksje, które mogę przyspieszyć lub dopracować projekt. Jak widzisz, stosowanie techniki time boxing doskonale sprawdza się przy dużych projektach.
Podsumowanie
Technika Time boxing przyda się osobom, których praca ciągnie się i ciągnie. Dzięki temu, że czas jest ograniczony, możesz skupić się na swojej pracy i zająć się tym, co ważne.
Przestaniesz siedzieć nad jednym zadaniem do upadłego cały czas, aż poczujesz się zmęczony. Ramy czasowe, pozwalają być efektywniejszym, ale również dają świeżość umysłu. Zapobiegasz w ten sposób przemęczeniu się, a to również bardzo istotne.
Czy warto stosować technikę time boxing? Elon Musk uważa, że tak, a Ty? ☺
Super, zaczynam próbować!
[…] Time boxing – metoda stosowana przez Elona Muska […]