Technika Pomodoro. Jak lepiej zarządzać czasem i zwiększyć produktywność?

Technika pomodoro. Co to jest?

Już na samym początku chciałem wspomnieć, że technika Pomodoro jest jedną z najlepszych metod, które znam, jeśli chodzi o zarządzanie sobą w czasie. Przetestowałem na sobie ich wiele, ale właśnie tę używam bardzo często. Dlaczego? Za chwilę się dowiesz.

W tym artykule dowiesz się między innymi:

  1. Podstawowe założenia techniki Pomodoro.
  2. Jak metoda może pomóc nam w codziennym życiu?
  3. Zalety technik Pomodoro.
  4. U kogo się sprawdzi, a u kogo nie?
  5. Technika Pomodoro – aplikacje.

Skąd pochodzi nazwa Pomodoro?

Francesco Cirillo, który jest autorem tej metody, wpadł na jej pomysł, ponieważ potrzebował mocniej skupić się na swojej pracy. Był to całkiem mądry gość, więc wyszło mu to na tyle dobrze, że dzisiaj możemy czytać właśnie o tej technice. 

Nazwa pochodzi od timera w kształcie pomidora, który odliczał czas Francesco. A co nam daje ta metoda?

Technika Pomodoro przede wszystkim pozwala organizować swój czas pracy i utrzymywać wysoki poziom skupienia. Metoda jest bardzo dobra, ponieważ jest prosta i można ją wdrożyć w każdej chwili. Nie wymaga ona praktycznie żadnych przygotowań. Najtrudniejsze w niej jest to, abyś posiadał jakiś stoper i potrafił go nastawić na 25 minut. Skąd się bierze akurat 25 minut? O tym za chwilę. 

Zasady techniki Pomodoro

Metoda w głównej mierze opiera się na pracy w blokach czasowych, które powinny trwać 25 minut. W wersji oryginalnej składa się z czterech takich sesji, które oddzielone są od siebie 5-minutowymi przerwami. Czyli 25 minut pracy, a później 5 minut przerwy i ponowne powtórzenie tego jeszcze kolejne trzy razy. Na samym końcu robimy dłuższą przerwę – około 15-20 minut. Po tym wszystkim możemy ponownie ją zastosować. Choć już po pierwszych 2 godzinach (25 min x 4 + 5 min x 4) prawdopodobnie zrobisz więcej zadań niż przy standardowych 8 godzinach pracy. 

Technika Pomodoro krok po kroku

Poniżej przedstawię Ci technikę Pomodoro w ośmiu punktach.

  1. W pierwszej kolejności wypisz wszystkie zadania, które masz dzisiaj do zrobienia. 
  2. Wybierz z nich najważniejsze i zapisz je na swojej liście (pamiętaj, że powinieneś wyrobić się z nimi w dwie godziny, 25 min x 4 + przerwy).
  3. Wyłącz wszystkie rozpraszacze (poniżej znajdziesz dokładny opis).
  4. Potrzebujesz urządzenie do odliczania czasu (stoper, zegarek, aplikacja lub strona internetowa).
  5. Kiedy wszystkie punkty powyżej masz spełnione, uruchom stoper i pracuj w skupieniu 25 minut.
  6. Po tym czasie zrób sobie 5-minutową przerwę.
  7. Powtórz jeszcze trzy razy punkt 5 i 6.
  8. Ciesz się efektami. 

Dodatkowe rada.

W trakcie zadania, które robisz, nagle możesz sobie o czymś przypomnieć lub może Ci wpaść jakaś genialna myśl. Dlatego polecam mieć przy sobie notes, w którym będziesz mógł to zapisać, a następnie wrócić do zadania. Dzięki temu nie zapomnisz o tym ani nie będziesz musiał odrywać się od obecnej czynności. 

Czemu 25 minut?

Technika Pomodoro w 25 minut

Jest to czas, w którym bez większych problemów możesz skupić swoją uwagę na wyznaczonym zadaniu. Nie będzie to dla Twojego mózgu dużym obciążeniem. W 25 minut może już zrobić konkretne zadanie. 

Dodatkowo taki okres nie przeraża. Jeśli rano wstajesz i wiesz, że przez osiem godzin będziesz musiał pracować na wysokich obrotach, to masz ochotę iść spać dalej. Prawdopodobnie będziesz odwlekał swoje zadania, bo ich ilość odstrasza. A te 25 minut to w sumie nic. Nie dużo.

W tym czasie jest również niewielka szansa, że bez Ciebie świat się zawali. Nawet jak podejmujesz ważne decyzje, to przez niecałe półgodziny trudno jest mi sobie wyobrazić, że coś wielkiego się stanie bez Twojej decyzji. Trzeba jednak pamiętać, że technika Pomodoro nie musi zawsze tyle trwać. O tym w dalszej części artykułu.

Sztywne zasady?

Jakiś czas temu publikowałem wpis o zasadzie Pareto. Tam wspominałem, że zasada 80/20 jest pewną wskazówką do działania. Nie trzeba patrzeć na nią zero jedynkowo. 

Tak samo jest z techniką Pomodoro. Powinieneś ją dopasować do siebie. Trzymanie się sztywno tych zasad może zniechęcić Cię do jej stosowania. Może się okazać, że te proporcje u Ciebie się nie sprawdzają. Zacznij od podstawowych założeń, a później dopasowuj do siebie.

Jak?

Może okazać się, że 25 minut pracy bez przerwy może być dla Ciebie za długim okresem. W takim przypadku skróć czas pracy w maksymalnym skupieniu np. o 5 minut. Sprawdź, jak teraz się Tobie pracuje. Po pewnym czasie będziesz mógł dodawać sobie po 1 minucie i przyzwyczajać się powoli do dłuższego okresu. Jest też opcja, abyś zwyczajnie te 20 minut zostawił i nie walczył na siłę z taką zmianą.

Działa to również w drugą stronę. Gdy możesz skupić się dłużej niż proponowany czas, nie wahaj się. Są osoby, które bez większych problemów mogą tak wytrzymać, pracując godzinę lub nawet dłużej. 

Ta sama zasada dotyczy przerw. 5 minut może spokojnie zamienić się w dłuższy czas. Wszystko zależy od Ciebie. Nie zachęcam jednak specjalnie skracać przerwy. Potrzebujesz chwili wytchnienia. Zwróć uwagę, czym się zajmujesz w trakcie wolnego czasu.

Dlaczego technika Pomodoro jest tak skuteczna?

Kiedy przed oczami widzisz stoper, gdzie uciekają nieubłaganie sekundy, dopiero wtedy dochodzi do Ciebie w pełni, że czas goni. Niby wszyscy o tym wiemy, ale nie skupiamy się tak bardzo na tym. Jako ludzie potrzebujemy takiego wsparcia. Technika Pomodoro uświadamia nam tak prostą i często  zapominaną prawdę.  

Dodatkowo metoda nie generuje specjalnie jakiegoś stresu. Świetnie jednak pomaga nam wytworzyć wewnętrzną motywację. 

Stosując tę metodę, dużo rzadziej zdarzy Ci się przerwać zadanie. Sam motywujesz się do zrobienia jak najwięcej w tym czasie. Unikasz niepotrzebnego przeglądania rozpraszających stron, a jeśli poinformowałeś wszystkich, że w tym czasie Tobie się nie przeszkadza, to nikt nie zakłóci Twojego skupienia. Szanujesz ten czas bardziej niż normalnie i dlatego są tak pozytywne efekty. 

Dzięki technice Pomodoro masz konkretny cel do zrealizowania w konkretnym czasie. Często są to małe zadania, dzięki którym realizujesz swoje główne cele. Dopiero je mając, jesteś w stanie osiągnąć duży sukces.

Metoda Pomodoro w praktyce

Technika Pomodoro odpowiada na potrzeby dzisiejszego świata. Choć wiadomo już od dawna, że ludzie mają problemy ze skupieniem i wykonywaniem zadań, teraz jest to widoczne jeszcze bardziej. Jak tu się skupić, kiedy żyjemy w czasach, gdzie mamy przesyt informacji i ogrom rozpraszaczy? 

Wszyscy chcą naszej uwagi. Szczególnie widać to w Internecie. Na każdym kroku widać kolorowe reklamy, zachęcające do kliknięcia w artykuły czy produkty, które rozwiązuje wszystkie Twoje problemy. 

Dla takich portali jak Facebook pracuje sztab specjalistów, którzy dopasowują kolory ikonek, kształty czcionek czy  wygląd każdej strony, tylko po to, abyś więcej tam przebywał. Im więcej Ty tam jesteś, tym oni więcej zarabiają. Staraj się ograniczać dodatkowo kontakt z natłokiem informacji, jaki jest wokół Ciebie. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś,  to zapoznaj się z artykułem poświęconym diecie niskoinformacyjnej.

Korzystając z techniki Pomodoro, wyłączasz się z tego świata na 25 minut i skupiasz się na zadaniu. Dlatego w tej metodzie tak ważne jest pozbycie się wszystkich rozpraszaczy. 

Rozpraszacze

Przykłady rozpraszaczy

Dużo w tym wpisie jest o rozpraszaczach. Dopiero po ich wyeliminowaniu technika Pomodoro daje najlepsze efekty. Jest to zdecydowanie najtrudniejszy element do zastosowania. Pewnie od lat telefon czy komputer jest obok Ciebie i co jakiś czas do nich zaglądasz.  Poniżej znajdziesz podstawą listę, która pomoże Ci lepiej wykorzystać tę metodę???

  1. Zamknij Outlooka lub stronę, gdzie masz maila.
  2. Jeśli nie potrzebujesz do pracy komputera, to wyłącz go i odłóż jak najdalej od siebie.
  3. Kiedy komputer jest Ci niezbędny do pracy, to wyłącz wszystkie zakładki, które nie są związne z Twoim zadaniem.
  4. Najlepiej wyłącz telefon komórkowy w czasie kiedy będziesz korzystał z techniki Pomodoro.
  5. Jeśli jest to z jakichś powodów niemożliwe lub jeszcze za trudne dla Ciebie to ogranicz, chociaż szansę na jego używanie. Wyłącz powiadomienia z aplikacji, wycisz telefon i odwróć go ekranem do blatu.
  6. Powiedz osobom, z którymi przybywasz (osobom w pracy lub domownikom), że w czasie, którym korzystasz z tej metody, mają Ci nie przeszkadzać.

Wyrób sobie mięsień koncentracji. Złe nawyki jak np. oglądanie Facebooka w trakcie pracy zaczną słabnąć. Tylko na tym zyskasz. 

Jak technika Pomodoro może pomóc w codziennym życiu?

Przede wszystkim już po kilku dniach zobaczysz, że Twoje skupienie się polepszyło. Używając techniki Pomodoro, będziesz szybciej i sprawniej wykonywał zadania, które masz do zrobienia. Myślę, że efekty przerosną Twoje oczekiwania. 

Wiele osób stosujących Pomodoro mówi, że są bardziej zrelaksowani i szczęśliwi. Głównie dlatego, że widzą efekty swojego działania. Daje im to wtedy wewnętrzny spokój. Dobrze wykonana praca daje dodatkowego kopa do działania.

Dzięki przerwom, Twój mózg będzie efektywniej pracował. Zobaczysz, jak te krótkie przerwy pozytywnie wpłyną na wykonywanie zadań. Nie będziesz zmęczony po całym dniu pracy, jak to bywało do tej pory. Przerwy między intensywną pracą, pozwalają nabrać energii na kolejne wyzwania. Są częścią logicznego planu, jakim jest technika Pomodoro.  

Czyli na tej metodzie skorzystają, zarówno osoby pracujące, jak i osoby mniej zaangażowane w pracę. Pierwszy grupa otrzyma więcej odpoczynku między zadaniami. Jak dobrze pewnie wiesz, odpoczynek pozytywnie wpływa na efektywność. Druga grupa również będzie zadowolona, bo w krótkim czasie zrobią, więcej niż przez cały dzień.

Czas przestaje być Twoim wrogim, a zaczyna być sprzymierzeńcem. Maksymalnie go wykorzystujesz. Twoja produktywność wchodzi wtedy na wyższy level. 

Zalety techniki Pomodoro

Jeśli jeszcze nie jesteś przekonany do techniki Pomodoro, to stworzyłem dla Ciebie listę zalet tej metody. Wierzę, że po tych argumentach nie będziesz miał już żadnych wątpliwości do wdrożenia jej w życie. 

  1. Bardzo prosta i skuteczna metoda, którą można wprowadzić bez przygotowania praktycznie z miejsca.
  2. Ułatwia skupienie się na zadaniu (praktycznie wszyscy są w stanie wytrzymać 25 minut bez przerwy).
  3. Ułatwia organizację Twojego dnia. Masz informację, ile pracowałeś i ile w tym czasie zrobiłeś.
  4. W krótkim czasie pracy wykonujesz dużo więcej zadań niż w standardowym dniu. 
  5. Technika Pomodoro uczy samodyscypliny i koncentracji.
  6. Łatwiej zabrać się za pracę. Trudniej jest zabrać się za duże, długie zadania. W tym wypadku masz relatywnie krótki czas, który poświęcasz na pracę.
  7. Standardowo przerwy kojarzą się ze stratą czasu. Są jednak niezbędne do produktywnego działania. 

Czy jest możliwe stosowanie tej metody w grupie?

Zdecydowanie tak. Jeśli jako szef lub kolega/koleżanka przekonasz zespół, w którym pracujesz do wspólnego zastosowania techniki Pomodoro, to efekty u wszystkich mogą być zdumiewające. Wyobraź sobie tylko, że nagle dokoła Ciebie jest cisza i spokój. Nikt Cię nie zaczepia, żaden telefon nie dzwoni, a Ty masz ciszę i spokój. Możesz w pełni skupić się na swojej pracy. Czy ta wizja nie jest piękna? ☺ Jeśli taka rozmowa z osobami z pracy jest trudna, zacznij pogłębiać temat wychodzenia ze strefy komfortu.

U kogo sprawdzi się technika Pomodoro?

Odpowiedź mógłbym zawrzeć w sumie w trzech słowach – praktycznie u każdego. Postaram się jednak rozwinąć trochę myśl.

Moim zdaniem głównie powinny się skupić na niej osoby, które mają problem ze skupieniem się na zadaniu oraz takie, które czują, że czas ciągle przepływa im przez palce. Te dwie grupy zyskają dzięki stosowaniu techniki Pomodoro naprawdę wiele. 

Metoda jest świetna, dla osób, które już mają pewne doświadczenie z produktywnością, ale nie lubią zawiłych technik. Jest to idealne rozwiązanie dla nich. Trudno znaleźć już prostszą technikę niż ta. 

Jeśli jesteś w grupie, która ciągle odkłada zadania na później, to technika Pomodoro jest dla Ciebie. Jednym z głównych problemów prokrastynatorów jest niezabieranie się za zadania, bo są duże i przerażające. Metoda ta świetnie działa na takie osoby, ponieważ wykonywanie przez 25 minut zadania nie jest takie trudne. Taka czynność jest osiągalna i dosyć łatwa. Jeśli temat prokrastynacji Cię dotyczy, proponuję zapoznać się z tym artykułem.

Genialnie zadziała również w walce z multitaskingiem. Kiedy wyeliminujesz rozpraszacze, będziesz w stanie skupić się na jednym zadaniu. Szybko docenisz potęgę stopera ustawionego na 25 minut. 

Są oczywiście sytuację, gdzie ta metoda się nie sprawdzi. Pierwsze co przychodzi mi do głowy to praca psychologa lub lekarza, który operuje pacjenta. Psycholog, który po 25 minutach nagle przerywa sesję i mówi pacjentowi, że teraz 5 minut się porozciąga i potrzebuje przerwy, może się nie sprawdzić. Szczególnie kiedy pacjent jest w trakcie opisywania swojego problemu. W trakcie operacji również taka sytuacja jest niedopuszczalna. Drodzy lekarze i psychologowie, jeśli to czytacie: NIE RÓBCIE TEGO ☺.

W zdecydowanej większości przypadków można metodę śmiało stosować.

Technika Pomodoro aplikacje

Ta metoda ze względu na prostotę i skuteczność jest bardzo popularna. W Internecie jest naprawdę mnóstwo aplikacji, które będą Cię wspierały w jej stosowaniu. Znajdziesz zarówno najprostsze timery, jak i rozbudowane aplikacje, które posiadają sporo statystyk czy inne bardziej lub mniej potrzebne funkcje.  

Nie skupiaj się jednak bardzo długo na wybieraniu odpowiedniej. Pamiętaj, że często najprostsze rozwiązania są najlepsze. Poniżej znajdziesz kilka moich propozycji. Jest tego dużo więcej, ale tak jak pisałem wyżej lepiej poświęcić czas na inne rzeczy. 

Strony internetowe:

https://pomofocus.io

Prosta strona, gdzie znajdziesz odliczanie 25 minut oraz krótsze i dłuższe przerwy. Dodatkowo po zalogowaniu masz dostęp do statystyki. Dużym plusem tej strony jest możliwość modyfikacji czasu (w zakładce setting).

https://tomato-timer.com

Podobna strona do poprzedniej. Tu nie ma dostępu do statystyk, ale są dodane skróty klawiszowe.

https://czasonline.pl/pomodoro 

Jeśli chcesz mieć napisy w naszym ojczystym języku, to polecam właśnie tę stronę. Opcje dużo się nie różnią od wymienionych wyżej.  

http://www.tomatotimers.com

Kolejna stronka, którą warto się zainteresować. Prócz stopera ma również ładną wizualnie ściągawkę jak korzystać z techniki Pomodoro. Można również na samym dole pobrać aplikację. 

Poniżej znajdziesz kilka najpopularniejszych aplikacji:

Brain Focus

Forest (jeśli nie dotykasz telefonu, to drzewko rośnie, a kiedy dotykasz więdnie)

Focus Keeper

Mechaniczny Pomidor

Focus booster app 

Pomo Done app

Opis i kilka innych aplikacji również na tej stronie.

Pamiętaj, że narzędzie to sprawa drugorzędna. Nie poświęcaj więcej niż jedno Pomodoro na to ☺

Serdecznie polecam wszystkich technikę Pomodoro. Prosta, przyjemna i ekstremalnie skuteczna.

Wybierz teraz zadanie i przetestuj ją. Nie ma co zwlekać. Czas start!

Czy ten wpis Ci się podobał?
[Wszystkich głosów: 6 Średnia: 5]
Subscribe
Powiadom o
guest
2 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
ToNi
3 miesięcy temu

Potwierdzam, ta technika zmieniła u mnie wiele – u Ciebie też może.

trackback

[…] takie techniki, bo są łatwe do wdrożenia i ekstremalnie skuteczne. Ostatnio opisywałem technikę Pomodoro, która również taka jest. Stosując technikę jednej minuty, nasze lenistwo się nie uruchamia. […]

2
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x