Jeśli jesteś managerem, to masz ludzi, którymi zarządzasz. Prawo Parkinsona powinno być Ci znane dosyć dobrze, choć mogłeś nawet nie wiedzieć, że to ono. Dlaczego? Przypomnij sobie, jak dałeś ostatnio jakieś zadanie pracownikowi i kiedy zostało zrealizowane. Czy nie było przypadkiem tak, że zrobił je w ostatnim momencie?
Czasem bywa tak, że mimo tego, że czasu było sporo, to Twój pracownik się nie wyrobił w czasie. Wiesz dlaczego? Zazwyczaj dlatego, że miał na to za dużo czasu. Tak dobrze przeczytałeś. Wiem, że możesz być zdziwiony, ale często właśnie tak jest.
Gdy masz dużo czasu na coś, to zazwyczaj odkładasz to na później, przecież teraz jest tyle ważnych spraw. Bywa tak, że zapominasz o nim i nie robisz go wcale. Może być również tak, że przypominasz sobie o nim, ale już jest za mało czasu na jego realizację.
Jeszcze gorzej jest, gdy nie wyznaczasz konkretnego terminu wywiązania się z zadania. Wtedy to Ty będziesz musiał przychodzić i przypominać się. Co więcej, Twój pracownik odpowie, że nie wiedział na, kiedy to jest, więc zajął się innymi sprawami. W sumie słusznie.
Co powinieneś zrobić? Wypisałem dla Ciebie kilka punktów, które powinieneś stosować.
- Na samym początku wypisz zadania, które chcesz przydzielić swoim pracownikom.
- Przy każdym zadaniu napisz, ile czasu średnio zajmuje im wykonanie poszczególnego zadania.
- Czas na każde zadanie skróć od 20% do 50%. Tu sam musisz dostosować to do pracownika i sytuacji.
- Sprawdź, jakie są efekty, a jeśli jest jeszcze miejsce na skrócenie czasu, to śmiało to zrób.
Uwaga!
Nie chodzi tu o jakiś wyzysk czy maksymalne przykręcanie śruby. Nie przesadzaj ze skracaniem czasu na zadania. Twój pracownik nie powinien się teraz codziennie stresować czy ze wszystkim się wyrobi.
Masz pewnie osoby, które takiego zabiegu nie potrzebują. Nie rób tego z nimi na siłę. Są również jednak u Ciebie w zespole osoby, które potrzebują Twojej pomocy. Może nawet nie są świadome tego, że mogę efektywniej pracować. Dzięki temu, że skrócisz im czas na pewne zadania, to będą mieli więcej czasu na inne sprawy. Sprawdź i daj znać, jak poszło.