Prawo Parkinsona - co to jest? Puzzle Produktywności

Rafał Łapczyński Czas 20 lipca 2021 | 1

Prawo Parkinsona to jedno z tych pojęć, które warto poznać, jeśli chcesz dobrze zarządzać sobą w czasie. Pewnie zauważyłeś, że jeśli dajesz sobie tydzień na jakieś zadanie, to zazwyczaj właśnie tyle trwa jego wykonanie. A wiesz, co się stanie, jeśli miałbyś dwa tygodnie na to samo zajęcie? Pewnie się już domyślasz. Jego wykonanie zajęłoby Ci właśnie 14 dni. Dlaczego tak jest i jak sobie z tym poradzić?

Co to jest prawo Parkinsona?

W oryginale prawo Parkinsona brzmi następująco:

“Czas marnowany jest w ilościach proporcjonalnych do całego czasu, jakim w ogóle dysponujemy.”

Postaram się przetłumaczyć to na ludzki język. O prawie Parkinsona mówimy, wtedy kiedy dostosowujemy wyznaczony wcześniej czas do zadania, które mamy do realizacji.

Czyli jeśli masz 3 dni na przygotowanie oferty dla klienta, to czynności, które masz do wykonania, będą tak rozciągane, żebyś właśnie w ciągu tych 72 godzin je wykonał. Mimo tego, że mógłbyś to zrobić w ciągu 2 godzin.

Drugą konsekwencją prawa Parkinsona jest to, że zostawiamy wszystko na ostatni moment.

Najlepszym przykładem są studenci, którzy mają do zdania sesję. Zdecydowana większość uczy się do egzaminów tuż przed terminem. Odkładają naukę z dnia na dzień, aż przychodzi moment, że już naprawdę niewiele czasu zostało.

Podstawowy problem zarządzania sobą w czasie

Z moich obserwacji wynika, że jednym z głównych problemów zarządzania sobą w czasie jest złe zaplanowanie swojego czasu na wykonanie zadania.

Odnoszę wrażenie, że wiele osób uważa, że trzeba poświęcić sporo czasu na coś, żeby były efekty. Przecież jako ktoś zrobił swoją pracę w 30 minut, a ja robię to pół dnia, to znaczy, że on coś robi nie tak.

Zastanów się, czy może to nie Ty źle planujesz swoje zadania. Może to Ty rozciągasz swój czas na tak długi czas.

Prawo Parkinsona zaprzecza temu, że robienie czegoś dłużej musi być lepsze. Odkładanie i po stokroć analizowanie czegoś nie jest jednoznaczne, z tym że zrobisz coś korzystniej.

Jest spora grupa osób, która uważa, że jeśli coś jest zrobione idealnie, to dopiero praca jest dobrze wykonana. Nie ma miejsca u nich na błędy.

Wtedy czas potrzebny na wykonanie perfekcyjnie jakiegoś projektu jest bardzo długi. Dla perfekcjonistów nie ma miejsca na błędy. Trzeba niestety pamiętać, że sporo część ich projektów nigdy nie dochodzi do skutku. Pamiętaj, że zrobione jest lepsze od doskonałego.

Oczywiście nie popadajmy w skrajność. Nie chodzi o to, żeby wszystko zrobić szybko i na odwal się. Nie tędy droga. Nie musisz jednak wszystkiego robić na 100%.

Jak wykorzystać prawo Parkinsona na swoją korzyść?

Nie jest to takie trudne. Jeśli skrócisz sobie potrzebny czas na wykonanie jakiejś czynności, to z dużym prawdopodobieństwem skończysz ją dużo szybciej.

Jeśli masz do przygotowania raport i chcesz przeznaczyć na to 4 godziny, to załóż sobie, że zrobisz go w 2. Staraj się w tym czasie go zrobić. Jeśli wyjdzie to super. Sprawdź, czy nie masz jeszcze trochę zapasu czasu i może następnym razem dasz radę wykonać go jeszcze krócej.

A co w przypadku, jeśli się nie udało wyrobić w 2 godziny? Zupełnie nic się nie stało. Jeśli zrobiłeś go w 3 godziny, to i tak jesteś do przodu o 60 minut. Warto się jednak przyjrzeć, czy nie można było zrobić coś lepiej.

Magiczna różdżka czasu

Ludzie nie są świadomi, jak wiele są w stanie zrobić w krótkim czasie. Dowiadują się o tym dopiero w momencie, kiedy już naprawdę jest jego skrajnie mało. Wtedy jakimś cudem są w stanie wykonać zadanie, które rozplanowali sobie na dużo dłużej. Tak jak by mieli magiczną różdżkę, która spowalnia czas.

Czy można tak działać? Możesz sobie pomyśleć, że w sumie to będziesz się lenił przez większość czasu i zrobisz to, co musisz w ostatniej chwili. Jest to pewna strategia, którą można czasem wykorzystać.

Sam czasem specjalnie zostawiam coś na ostatnią chwilę, żeby dodatkowo się zmotywować i skrócić czas pracy. Niestety ta strategia nie jest doskonała i można jej używać tylko raz na jakiś czas.

Po pierwsze dlatego, że jest to męczące i taka sytuacja potrafi wygenerować sporo stresu. Jak się pewnie domyślasz, notoryczny stres nie specjalnie pomaga w działaniu.

Po drugie mimo wszystko jest spore ryzyko, że możesz się nie wyrobić. Dlatego nie zachęcam do tego, abyś robił to przy ważnych projektach.

Mam coś jednak lepszego i bezpieczniejszego. Wyznacz sobie bardzo krótki czas już w momencie, kiedy będziesz wiedział, że masz jakieś zadanie. Podziel sobie na dwa ten czas, który sobie wstępnie zakładasz. Jeśli się wyrobisz to super. Znaczy, że można. Jeśli nie dasz rady, to masz jeszcze spory bufor czasowy, który możesz wykorzystać.

Wykorzystaj prawo Parkinsona na swoją korzyść.

Prawko Parkinsona, a macierz Eisenhowera

Na blogu jakiś czas temu opisywałem, o co chodzi w macierzy Eisenhowera. Jeśli nie miałeś okazji, to przeczytaj wpis Macierz Eisenhowera w 8 krokach. Dla szybkiego przypomnienia chodzi w niej o to, że przydzielamy swoje zadania do czterech ćwiartek:

Ważne i pilne – istotne dla Ciebie oraz takie, które wymagają dosyć szybkiej reakcji.
Ważne, ale nie pilne – również są to istotne rzeczy, ale terminy tu już tak nie gonią.
Nieważne i pilne – z Twojej perspektywy nie są mega istotne, ale wymagają szybkiej reakcji od Ciebie.
Nieważne i niepilne – mało istotne sprawy, które również nie wymagają natychmiastowej reakcji.

Co ma to wspólnego z prawem Parkinsona? Jeśli ważne dla Ciebie rzeczy ciągle rozciągasz w czasie do terminu, który jest już ostateczny, to notorycznie będą one wpadały do pierwszej ćwiartki. Jest to o tyle groźne, że towarzyszy Ci wtedy notoryczny stres. Masz na sobie ciągle presję czasu. Ani to przyjemne, ani zdrowe dla Twojego organizmu.

Jeśli korzystasz z macierzy Eisenhowra, to tym bardziej powinieneś przyjrzeć się, jak często występuje u Ciebie prawo Parkinsona.

Prawo Parkinsona. 8 godzinny dzień pracy

W Polsce jest utarte, że pracuje się 8 godzin dziennie. Jeśli Ty również pracujesz w takim trybie, to odpowiedź sobie sam na pytanie ile czasu poświęcasz naprawdę na pracę?

Z badań przeprowadzanych w Wielkiej Brytanii na pracownikach biurowych wynika, że średnio pracujemy 2 godziny i 53 minuty. W tym samym badaniu wyszło, że 79% badanych osób uważa, że nie jest produktywna w ciągu dnia. Cyril Northcote Parkinson uważa, że człowiek potrafi zagospodarować w pełni czas, który posiada, choć swoją pracę mógłby wykonać w zdecydowanie krótszym czasie. Z moich doświadczeń wynika, że chłop ma rację. 🙂

Wiesz co by się stało, gdybyśmy pracowali 12 godzin? Zwyczajnie czas by się rozwlekł na ten czas. Zwyczajnie ludzie więcej by rozmawiali ze znajomymi w pracy, dużej przeglądali strony Internetowe oraz media społecznościowe, no i oczywiście piliby więcej kawy.

Czy to się może zmienić? Jeśli nadal w większości pracodawców będzie wynagradzała swoich pracowników w systemie płacenia za godziny, to moim zdaniem nie ma szans na zmianę.

Rozwiązaniem może być płacenie za efekty – rozliczanie zadań. Wtedy jest dużo większa szansa, że praca będzie wykonana w krótszym czasie. Każda za stron będzie wtedy zadowolona. Pracodawca, bo ma wykonaną pracę, którą chciał. Pracownik, bo może szybciej uporać się z zadaniem i mieć więcej czasu dla siebie. Prawo Parkinsona pokonane.

Prawo Parkinsona, a praca u managera

Jeśli jesteś managerem, to masz ludzi, którymi zarządzasz. Prawo Parkinsona powinno być Ci znane dosyć dobrze, choć mogłeś nawet nie wiedzieć, że to ono. Dlaczego? Przypomnij sobie, jak dałeś ostatnio jakieś zadanie pracownikowi i kiedy zostało zrealizowane. Czy nie było przypadkiem tak, że zrobił je w ostatnim momencie?

Czasem bywa tak, że mimo tego, że czasu było sporo, to Twój pracownik się nie wyrobił w czasie. Wiesz dlaczego? Zazwyczaj dlatego, że miał na to za dużo czasu. Tak dobrze przeczytałeś. Wiem, że możesz być zdziwiony, ale często właśnie tak jest.

Gdy masz dużo czasu na coś, to zazwyczaj odkładasz to na później, przecież teraz jest tyle ważnych spraw. Bywa tak, że zapominasz o nim i nie robisz go wcale. Może być również tak, że przypominasz sobie o nim, ale już jest za mało czasu na jego realizację.

Jeszcze gorzej jest, gdy nie wyznaczasz konkretnego terminu wywiązania się z zadania. Wtedy to Ty będziesz musiał przychodzić i przypominać się. Co więcej, Twój pracownik odpowie, że nie wiedział na, kiedy to jest, więc zajął się innymi sprawami. W sumie słusznie.

Co powinieneś zrobić? Wypisałem dla Ciebie kilka punktów, które powinieneś stosować.

Na samym początku wypisz zadania, które chcesz przydzielić swoim pracownikom.
Przy każdym zadaniu napisz, ile czasu średnio zajmuje im wykonanie poszczególnego zadania.
Czas na każde zadanie skróć od 20% do 50%. Tu sam musisz dostosować to do pracownika i sytuacji.
Sprawdź, jakie są efekty, a jeśli jest jeszcze miejsce na skrócenie czasu, to śmiało to zrób.

Uwaga!

Nie chodzi tu o jakiś wyzysk czy maksymalne przykręcanie śruby. Nie przesadzaj ze skracaniem czasu na zadania. Twój pracownik nie powinien się teraz codziennie stresować czy ze wszystkim się wyrobi.

Masz pewnie osoby, które takiego zabiegu nie potrzebują. Nie rób tego z nimi na siłę. Są również jednak u Ciebie w zespole osoby, które potrzebują Twojej pomocy. Może nawet nie są świadome tego, że mogę efektywniej pracować. Dzięki temu, że skrócisz im czas na pewne zadania, to będą mieli więcej czasu na inne sprawy. Sprawdź i daj znać, jak poszło.

Ważna lekcja

Szczerze wierzę w to, że po tym artykule usiądziesz i przemyślisz, jak wygląda to u Ciebie. Zastanów się, w jakim stopniu prawo Parkinsona Cię dotyczy. Jeśli zaczniesz z nim walczyć i przechylać szalę na swoją stronę, to jest jeszcze jedna bardzo ważna sprawa.

Załóżmy, że udało Ci się zaoszczędzić, aż 50% swojego czasu. Czyli zwyczajnie robisz swoje zadania o połowę krócej. Co z pozostałym czasem? Teoretycznie możesz pracować dwa razy więcej. Tylko czy jest taka potrzeba?

Oczywiście możesz dzięki temu trochę więcej zrobić. Jeśli zwykle brakowało Ci na coś czasu, to śmiało to rób. Nie wpadnij jednak w pułapkę, że musisz wykorzystać teraz 100% tego czasu co wcześniej.

Jeśli będziesz bardzo intensywnie pracował przez dłuższy czas, to odbije się to na Twoim zdrowiu i efektywności. Nie można przesadzić w żadną ze stron. Co możesz zrobić?

Spędź więcej czasu z rodziną, znajomymi, poświęć czas na swoje hobby lub normalnie odpocznij. Spacer w lesie, który Cię uspokaja, to nie jest marnowanie czasu.