Macierz Eisenhowera to narzędzie do wyznaczania priorytetów, które przyda się zarówno osobom, które dobrze zarządzają sobą w czasie, jak i tym dopiero zaczynającym przygodę z produktywnością. Występuje również pod nazwą systemem lub kwadrat Eisenhowera, matryca zarządzania czasem lub matryca priorytetów.
Jeśli brakuje Ci ciągle czasu. Marzysz o tym, aby Twoja doba wydłużyła się do 48 godzin. Nie wiesz, dlaczego ciągle gasisz tylko pożary, zamiast zająć się rzeczami, które popychają Cię do przodu, to koniecznie zapoznaj się z macierzą Eisenhowera.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
– Czy pilne znaczy to samo co ważne?
– Co ma wspólnego Eisenhower z Internetem?
– Poznasz 4 ćwiartki macierzy Eisenhowera.
– Jak zastosować matrycę priorytetów w praktyce?
– Komu najbardziej przyda się matryca Eisenhowera?
– Dowiesz się o wadach i zaletach kwadratu Eisenhowera.
Kim był Dwight Eisenhower
Dwight Eisenhower był prezydentem Stanów Zjednoczonych, który piastował 8 lat ten urząd (dwie kadencje). Świetnie zarządzał sobą w czasie. Już same obowiązki prezydenta wymagają bardzo dobrej organizacji. Eisenhower znajdował jednak czas na swoje dwa hobby: malarstwo i golfa.
Dwight Eisenhower słynie również z tego, że był pierwszym naczelnym przywódcą NATO oraz prezesem Columbia University. To właśnie on zainicjował program budowy autostrad w Stanach Zjednoczonych. Co ciekawe po części dzięki byłemu prezydentowi możesz przeczytać ten artykuł. A to dlatego, że stworzył agencje DARPA, która wynalazła Internet. Dzięki Dwight!
Jak sam możesz zobaczyć, Eisenhower był bardzo ciekawym, jak i produktywnym człowiekiem. Po jego śmierci mocno przyjrzeli się temu, jak on to robił. Tak właśnie powstała macierz Eisenhowera.
Czy ważne = pilne?
W codziennym życiu te słowa znaczą praktycznie to samo. Można ich używać zamiennie.
„Muszę to zrobić dzisiaj, bo to pilne”.
„Jest to ważna sprawa i dzisiaj muszę się z tym wyrobić”.
Z jednej strony to samo, a z drugiej tak podskórnie pewnie czujesz, że te słowa nie mają identycznego znaczenia. W macierzy Eisenhowera te dwa przymiotniki zupełnie co innego znaczą.
Słowo pilne oznacza, że coś musisz zrobić w dosyć krótkim czasie. Pilnie potrzebujesz oddać raport za godzinę lub wykonać pilny telefon w ciągu kilku minut. Za każdym razem, kiedy masz wątpliwość czy zadanie jest pilne, to zadaj sobie pytanie „ile czasu mi jeszcze zostało do wykonania xyz?”.
Teraz przejdę do drugiego słowa. Ważne jest wykupienie OC samochodu, bo w polskim prawie każdy właściciel pojazdu musi takie posiadać. Brak ubezpieczenia grozi karami finansowymi oraz w przypadku stłuczki dużymi problemami. Czy jest to zadanie pilne? Jeśli masz na to jeszcze pół roku, to niespecjalnie. Natomiast kiedy został Ci ostatni dzień na zrobienie tego, to jest to zadanie zarówno ważne, jak i pilne. To jest właśnie ćwiartka, którą zazwyczaj zajmujemy się w pierwszej kolejności w całej macierzy Eisenhowera.
Cztery ćwiartki macierzy Eisenhowera
Najtrudniejsze praktycznie już za nami. Już wiesz, jaka jest różnica między pilnym a ważnym zadaniem. Poniżej opiszę w skrócie wszystkie elementy matrycy zarządzania czasem.
1 ćwiartka – rzeczy ważne i pilne
W tej części powinny znaleźć się wszystkie zadania, które są ważne i pilne. Czyli takie, które mają dosyć krótki przedział czasowy i są istotne dla Ciebie. Przykładem takiej rzeczy może być np. oddanie PIT-u 30 kwietnia, odwiezienie rodzącej żony do szpitala, nakarmienie głodnego dziecka, poważna awaria, którą musisz naprawić już, dopięcie planów sprzedażowych, zatrudnienie nowego pracownika na miejsce zwolnionej osoby czy zatankowanie samochodu, w którym kończy się benzyna.
2 ćwiartka – rzeczy ważne, ale niepilne
Są to rzeczy, które są dla Ciebie istotne, ale nie masz już tak krótkiego czasu na ich wykonanie. Nie ciąży na nich taka presja czasu jak w ćwiartce pierwszej. W długiej perspektywie rzeczy, które tu się mieszczą, mają największe znaczenie na jakość Twojego życia. Warto wspomnieć, że nie chodzi tu tylko o rzeczy związane z pracą. Istotnym elementem jest tu rozwój osobisty, odpoczynek, aktywność fizyczna, spotkania z rodziną czy spełnianie swoich marzeń. Z bardziej codziennych rzeczy może to być również oszczędzanie pieniędzy, zaplanowanie wakacji, wizyta kontrolna u lekarza. W przypadkach związany z pracą czy biznesem może to być nawiązanie kontaktu z nowym dostawcą czy klientem, spotkanie podsumowujące kwartał z pracownikiem, wdrożenie nowego pracownika, napisanie artykułu o macierzy Eisenhowera. ☺
Tu bardzo ważną funkcję spełnia planowanie. Jeśli to zrobisz, to nie będziesz miał zapełnionej pierwszej ćwiartki po brzegi. Kiedy chodzisz regularnie do lekarza na kontrole, to zmniejszasz prawdopodobieństwo, że nagle pojawi się u Ciebie poważna choroba. Jeśli by tak się stało, to na pewno Twoje leczenie wpadnie do pierwszej ćwiartki.
3 ćwiartka – rzeczy nieważne, ale pilne
Zadanie może nie być dla Ciebie ważne (nie zmieni specjalnie Twojego życia), ale wymagające szybkiej reakcji. Niestety często wykorzystywane w sprzedaży. Widzisz promocję na przedmiot, który wydaje Ci się potrzebny, ale w tej cenie jest tylko jeszcze przez dwie godziny.
W Twojej pracy mogą to być maile, które są mało istotne dla Ciebie, ale ktoś prosi Cię o szybką odpowiedź dla niego. Najczęściej są to zadania zlecane przez kogoś Tobie, które mają krótki czas realizacji. Może warto przedstawić takim osobom macierz Eisenhowera, a Ty będziesz miał mniej takich zadań? ☺
4 ćwiartka – rzeczy nieważne i niepilne
Nie są to zadania ważne dla Ciebie, jak i nie są mocno ograniczone czasowo. Krótko mówiąc, mało istotne sprawy. Często jednak tracimy na nie wiele czasu. Przykładem może być przeglądanie Facebooka, oglądanie filmu czy sprawdzanie co nowego na portalu plotkarskim. Kiedy angażujesz się w mało istotne sprawy innych osób, również powinieneś zaliczyć do tej części macierzy Eisenhowra. Jak to wygląda w pracy i biznesie? Pogawędka przy kawie z kolegą z pracy lub czytanie i angażowanie się w maila gdzie jesteśmy tylko dodani jako obserwatorzy.
Choć nie są to czynności zmieniające pozytywnie Twoje życie, nie możesz z nich zrezygnować zupełnie. Zdecydowanie warto jednak je ograniczyć. Nie tak rzadko zdarza się, że ludzie za dużo czasu poświęcają właśnie na te czynności.
Macierz Eisenhowera - zastosowanie
Jak już pewnie zauważyłeś, strategia jest dosyć prosta. Wszystkie zadania według macierzy Eisenhowra można rozpatrywać w kategorii pilne i ważne. Poniżej znajdziesz dokładną informację, co powinieneś z nimi robić.
Pilne i ważne – do zrobienia w pierwszej kolejności. Motywacja, jaka tu występuje, to MUSZĘ. Umiejętność, która się przydadzą to zarządzanie kryzysowe.
Niepilne i ważne – do zaplanowania. Motywacja, jaka tu jest, to CHCĘ. Umiejętność, która się przyda to planowanie.
Pilne i nieważne – do oddelegowania. Motywacja, jaka tu występuje, to POWINIENEM. Umiejętności, jakie się przydadzą to delegowanie i odmawianie innym.
Niepilne i nieważne – do kosza. Motywacja, jaka tu jest, to CHCĘ. Umiejętności, które się tu przydadzą to samodyscyplina i stawianie sobie priorytetów
Warto wiedzieć, że...
W macierzy Eisenhowera są cztery ćwiartki. Choć dwie pierwsze są najważniejsze, to nie można zupełnie sfiksować się tylko na nich. Kiedy będziesz robił tylko zadania z pierwszej ćwiartki, to możesz być zestresowany. Ciągła presja i krótkie terminy w długiej perspektywie będą źle działały na Ciebie. Co z tego, że przez rok będziesz jak maszyna nie do zatrzymania, jak kolejne lata będziesz musiał naprawiać swoje zdrowie.
Po drugie takie podejście może doprowadzić do zwiększenia Twojego zaangażowania w czwartą ćwiartkę. Pracując ciągle na wysokich obrotach, będziesz potrzebował coraz częściej rozrywek, które nie będą od Ciebie wymagały żadnego myślenia.
Pułapka pierwszej ćwiartki w macierzy Eisenhowra
Nie ma opcji, żeby zadania nie wpadały do tej części matrycy priorytetów. Zwyczajnie jest to nieuniknione. Trzeba wtedy te czynności robić i nie ma co specjalnie się nad tym rozwodzić. Powinieneś jednak zwrócić uwagę na to, aby ta ćwiartka Cię nie pochłonęła. Gdy będziesz miał bardzo dużo zadań w niej, to będziesz notorycznie zajęty gaszeniem pożarów. Tylko do czego to może doprowadzić? Niestety do frustracji i zmęczenia. Nie będziesz miał czasu na odpoczynek, relaks czy nawet zajmowanie się swoimi ważnymi zadaniami.
Czyli przebywanie notorycznie w tej części macierzy Eisenhowra będzie skutkowało dużą ilością stresu. A jak już pewnie wiesz, notoryczny stres obniża Twoją produktywność.
Magia drugiej ćwiartki
Spokojnie nie mówię tu o alkoholu. ☺ Co prawda magia po takiej dawce również może wystąpić, ale nie chodzi mi o to.
Druga ćwiartka w macierzy Eisenhowera jest wymagająca. Choć masz świadomość, że są to rzeczy ważne, to sam musisz narzucić sobie terminy. W innym wypadku możesz wpaść w pułapkę prokrastynacji i odkładać te rzeczy przez tygodnie, miesiące, a może lata. To właśnie czynności z tej części matrycy zarządzania czasem dają siłę i szczęście. Często są jednak one mocno pomijane w naszym życiu. Bez pasji, braku relaksu czy swojego rozwoju Twoje życie będzie takie sobie. Zamiast zająć się tą częścią, bierzemy się często za 3 ćwiartkę. W tym wypadku nie realizujemy swoich celów, tylko czyjeś. Pamiętaj o tym, że to Twoje życie dla Ciebie powinno być priorytetem, a nie znajomych z pracy. Przede wszystkim przybliżaj się do swoich celów. Nie oznacza to, że masz nie być pomocny, ale sprawdź, czy proporcje są zdrowe.
Cześć osób ucieka specjalnie w zadania z trzeciej ćwiartki z matrycy Eisenhowra. Przyjemniej i bezpieczniej jest ratować innych z opresji niż wspinać się po swoje marzenia. Unikamy wtedy odpowiedzialności i ewentualnej porażki. Kiedy pomagasz innym, możesz wyjść tylko na bohatera.
Zasada jest tu prosta: im więcej robisz zadań z trzeciej ćwiartki, tym mniej masz czasu dla siebie.
Macierz Eisenhowera w praktyce
Z nami ludźmi to jest tak, że zazwyczaj robimy te rzeczy, które są na już. Często odwlekamy istotne zadania z drugiej ćwiartki, które po czasie przechodzą do pierwszej. Zamiast zaplanować pewne działania i trzymać się założeń, przesuwamy te ważne rzeczy. Wszystko do momentu, kiedy stają się nagle zadaniami również pilnymi. Polecam tu zapoznać się z artykułem Prokrastynacja – jak ją pokonać w 5 krokach. Test na prokrastynację, bo jest tam sporo informacji właśnie o odwlekaniu. Kiedy przychodzi do nas ostateczny termin, nagle rzucamy się w wir pracy i działamy. Niestety nie zawsze się ze wszystkim wyrabiamy.
Jak to wygląda w praktyce? Lampa w samochodzie się zapaliła, ale inne rzeczy byłe istotniejsze w tamtym czasie. Jeździłeś tak z nią przez dłuższy czas, aż samochód stanął na środku ulicy i odmówił posłuszeństwa. Wystarczyło przecież od razu pojechać do mechanika.
Wpadamy w pewną pętlę. Mało robimy rzeczy z 2 ćwiartki, bo te ciągle przechodzą do pierwszej. Tylko i wyłącznie dlatego, że z nimi zwlekaliśmy. Polecam dla tego darmowy Kurs Produktywności 2.0, gdzie wiele tego typu problemów w prosty sposób pomagam rozwiązać.
Dużo czasu i energii poświęcamy również na 3 ćwiartkę w macierzy Eisenhowra. Zadania z tej części, są dla nas mało istotne, a mimo wszystko się tym zajmujemy. Głównie dlatego, że Twój mózg faworyzuje zadania pilne. Dla niego liczy się, ich zrobienie w pierwszej kolejności.
Zadania z trzeciej ćwiartki macierzy Eisenhowra mylone są z zadaniami z pierwszej. Podkreślam jeszcze raz, że są to faktycznie priorytety, ale innych osób. Przebywając w niej za długo, będziesz miał wrażenie, że marnujesz ciągle czas. Pod koniec dnia będziesz się zastanawiał, jak to się stało, że ciągle byłeś zajęty, ale w sumie to nic istotnego nie zrobiłeś.
Delegowanie w macierzy Eisenhowera
Chciałem poruszyć jeszcze temat delegowania w macierzy Eisenhowra. Przeglądając Internet i wypowiedzi na temat matrycy priorytetów zauważyłem, że wszyscy mówią o delegowaniu zadań z 3 ćwiartki. Zacząłem się zastanawiać, dlaczego tylko z niej? Moim zdaniem to błędne podejście.
Dlaczego nie możesz delegować czegoś, co jest pilne i ważne osobie, która ma do tego kompetencje? Oddanie PIT-u ostatniego dnia, kiedy można to zrobić, można również oddelegować. Oczywiście, jeśli masz komu. Nie jest oczywiście tak, że teraz wszystkie trzeba komuś zlecać. Czasem wymaga to jednak tylko naszej pracy. Nie zmienia to faktu, że części tych zadań możesz również zrobić to z tymi zadaniami.
Nawet niektóre zadania z drugiej części macierzy Eisenhowera można delegować. Zaplanowanie wakacji możesz zlecić swojej partnerce/partnerowi. Jak się bardzo uprzesz, to nawet ta sama osoba może Ci czytać książki na głos. Oczywiście nie ma znowu co tu przesadzać, ale pamiętaj o tym fakcie.
W skrócie nie zamykaj się na delegowanie tylko z trzeciej ćwiartki.
Macierz Eisenhowera – jak wykorzystać w praktyce?
Poniżej znajdziesz schemat krok po kroku jak zastosować macierz Eisenhowera.
- Wypisz wszystkie sprawy, które musisz zrobić. W tej chwili nie zajmuj się ich segregacją, a jedynie zapisywaniem ich na kartce. Rób tak każdego dnia.
- Podziel kartkę na cztery części. W pierwszej ćwiartce napisz pilne i ważne, w drugiej niepilne i ważne, w trzeciej pilne i nieważne, a w czwartej niepilne i nieważne.
- W pierwszej kolejności zaznacz zadania pilne i ważne. Możesz je od razu wpisywać do odpowiedniej części. UWAGA!! Postaraj się dobrze przedzielać zadania. Sprawdź dwa razy czy nie mylisz zadań z trzeciej ćwiartki z tymi z pierwszej.
- Teraz weź się za drugą ćwiartkę z macierzy Eisehnowera i nadaj terminy tym zadaniom.
- Spokojnie możesz teraz zabrać się za rozpisywanie dwóch pozostałych.
- Zastanów się, które zadania możesz delegować i komu. Literką D zaznacz przy każdym zadaniu, to co możesz przekazać komuś innemu. Pamiętaj, że możesz wydelegować zadania nie tylko z trzeciej części. Jeśli wyszło Ci dużo zadań w trzeciej ćwiartce, to szczerze porozmawiaj z osobami, które Ci te zadania zlecają. Zwykła rozmowa czasem czyni cuda.
- Zapomnij chwilowo o zadaniach z czwartej części. Masz z tym problem? Zainstaluj aplikacje blokujące Internet w komputerze i telefonie. Zapoznaj się również z dietą niskoinformacyjną.
- Działaj! Zrób pierwszy krok. Proponuję zapoznać się z artykułem Metoda małych kroków – przykłady i zastosowanie.
Macierz Eisenhowera dla managera
Narzędzie, jakim jest Macierz Eisenhowera, jest dobrym rozwiązaniem dla managerów. Nie jest to jedyna grupa, która powinna korzystać z kwadratu Eisenhowera, ale ta może wykorzystać cały jej potencjał. Głównym powodem takiego obrotu spraw jest słowo delegować.
Choć oczywiście często da się dogadać z kolegą z biurka czy z partnerem i coś mu delegować, to manager posiadający zespół ma dużo większe możliwości. Choć umiejętność delegowania nie jest prostą sprawą (szczególnie na początku), to dobre korzystanie z niej może każdej zarządzającej osobie dać mnóstwo czasu. Te momenty warto poświęcać właśnie na rzeczy ważne.
Jeśli jesteś managerem i chcesz korzystać z macierzy Eisenhowra, zastanów się dwa razy, czy któregoś zadania nie możesz przekazać. Nie oznacza to, żebyś nagle wszystkie swoje zadania oddawał na lewo i prawo. Nie wciskaj ich innym na siłę. Pamiętaj jednak, że nie wszystko musisz robić sam. Nagle okaże się, że dzięki matrycy priorytetów przestaniesz wychodzić dwie godziny później do domu i przychodzić 2 godziny przed pracą.
Macierz Eisenhowera - wady i zalety
Macierz Eisenhowera jest naprawdę niezłym narzędziem do ustalania priorytetów. Czy jest to narzędzie idealne? Oczywiście, że nie. Poniżej wypisałem zarówno plusy i minusy tego rozwiązania.
Plusy:
➕ Prosty system opierający się na dwóch kategoriach: pilne i ważne.
➕ Nie wymaga specjalnego sprzętu czy aplikacji. Wystarczy kartka i długopis.
➕ Stosując macierz Eisenhowera, zaczniesz ustalać swoje priorytety.
➕ Prosty i graficzny system, z którego przyjemnie się korzysta.
➕ Bardzo dobre narzędzie dla managerów, którzy mają możliwość delegowania zadań.
➕ Macierz Eisenhowera mocno przyda się również freelancerom, którzy pracują dla wielu klientów i mają dużo zleceń.
Wady:
➖ Jeśli na początku nie zrozumiesz dobrze różnicy między zadaniami pilnymi a ważnymi, to używanie tego narzędzia mija się z celem.
➖ Nie każdy może delegować zadania na kogoś innego.
➖ Brak tu funkcji grupowania podobnych zadań do siebie (chyba że sam sobie wprowadzisz takie zasady).
➖ Jeśli nie narzucisz sobie sam limitów zadań dziennie, to lista może rozbudować się do ogromnej i możesz być przytłoczony jej liczbą.
➖ Zadania nie są do końca przepisane pod konkretne cele.
Mimo kilku wad warto przyjrzeć się macierzy Eisenhowera. Po sprawdzeniu na sobie jak to narzędzie działa, będziesz mógł, wprowadzać poprawki pod siebie. Jest to na pewno bardzo ciekawa baza, od której możesz wyjść.
[…] Macierz Eisenhowera w 8 krokach […]
[…] Macierz Eisenhowera w 8 krokach. […]
[…] to, że wydaje Ci się, że tak trzeba. Na samym początku zachęcam Cię do przeczytania wpisu Macierz Eisenhowera w 8 krokach, abyś zaczął dobrze nadawać priorytety. Jest tam również oddzielna cześć dla […]
[…] metoda Ci się podoba, to proponuję przeczytać mój inny artykuł Macierz Eisenhowera w 8 krokach, gdzie jest szczegółowy opis tej […]