Najtrudniejsze praktycznie już za nami. Już wiesz, jaka jest różnica między pilnym a ważnym zadaniem. Poniżej opiszę w skrócie wszystkie elementy matrycy zarządzania czasem.
1 ćwiartka – rzeczy ważne i pilne
W tej części powinny znaleźć się wszystkie zadania, które są ważne i pilne. Czyli takie, które mają dosyć krótki przedział czasowy i są istotne dla Ciebie. Przykładem takiej rzeczy może być np. oddanie PIT-u 30 kwietnia, odwiezienie rodzącej żony do szpitala, nakarmienie głodnego dziecka, poważna awaria, którą musisz naprawić już, dopięcie planów sprzedażowych, zatrudnienie nowego pracownika na miejsce zwolnionej osoby czy zatankowanie samochodu, w którym kończy się benzyna.
2 ćwiartka – rzeczy ważne, ale niepilne
Są to rzeczy, które są dla Ciebie istotne, ale nie masz już tak krótkiego czasu na ich wykonanie. Nie ciąży na nich taka presja czasu jak w ćwiartce pierwszej. W długiej perspektywie rzeczy, które tu się mieszczą, mają największe znaczenie na jakość Twojego życia. Warto wspomnieć, że nie chodzi tu tylko o rzeczy związane z pracą. Istotnym elementem jest tu rozwój osobisty, odpoczynek, aktywność fizyczna, spotkania z rodziną czy spełnianie swoich marzeń. Z bardziej codziennych rzeczy może to być również oszczędzanie pieniędzy, zaplanowanie wakacji, wizyta kontrolna u lekarza. W przypadkach związany z pracą czy biznesem może to być nawiązanie kontaktu z nowym dostawcą czy klientem, spotkanie podsumowujące kwartał z pracownikiem, wdrożenie nowego pracownika, napisanie artykułu o macierzy Eisenhowera. ☺
Tu bardzo ważną funkcję spełnia planowanie. Jeśli to zrobisz, to nie będziesz miał zapełnionej pierwszej ćwiartki po brzegi. Kiedy chodzisz regularnie do lekarza na kontrole, to zmniejszasz prawdopodobieństwo, że nagle pojawi się u Ciebie poważna choroba. Jeśli by tak się stało, to na pewno Twoje leczenie wpadnie do pierwszej ćwiartki.
3 ćwiartka – rzeczy nieważne, ale pilne
Zadanie może nie być dla Ciebie ważne (nie zmieni specjalnie Twojego życia), ale wymagające szybkiej reakcji. Niestety często wykorzystywane w sprzedaży. Widzisz promocję na przedmiot, który wydaje Ci się potrzebny, ale w tej cenie jest tylko jeszcze przez dwie godziny.
W Twojej pracy mogą to być maile, które są mało istotne dla Ciebie, ale ktoś prosi Cię o szybką odpowiedź dla niego. Najczęściej są to zadania zlecane przez kogoś Tobie, które mają krótki czas realizacji. Może warto przedstawić takim osobom macierz Eisenhowera, a Ty będziesz miał mniej takich zadań? ☺
4 ćwiartka – rzeczy nieważne i niepilne
Nie są to zadania ważne dla Ciebie, jak i nie są mocno ograniczone czasowo. Krótko mówiąc, mało istotne sprawy. Często jednak tracimy na nie wiele czasu. Przykładem może być przeglądanie Facebooka, oglądanie filmu czy sprawdzanie co nowego na portalu plotkarskim. Kiedy angażujesz się w mało istotne sprawy innych osób, również powinieneś zaliczyć do tej części macierzy Eisenhowra. Jak to wygląda w pracy i biznesie? Pogawędka przy kawie z kolegą z pracy lub czytanie i angażowanie się w maila gdzie jesteśmy tylko dodani jako obserwatorzy.
Choć nie są to czynności zmieniające pozytywnie Twoje życie, nie możesz z nich zrezygnować zupełnie. Zdecydowanie warto jednak je ograniczyć. Nie tak rzadko zdarza się, że ludzie za dużo czasu poświęcają właśnie na te czynności.
[…] Macierz Eisenhowera w 8 krokach […]
[…] Macierz Eisenhowera w 8 krokach. […]
[…] to, że wydaje Ci się, że tak trzeba. Na samym początku zachęcam Cię do przeczytania wpisu Macierz Eisenhowera w 8 krokach, abyś zaczął dobrze nadawać priorytety. Jest tam również oddzielna cześć dla […]
[…] metoda Ci się podoba, to proponuję przeczytać mój inny artykuł Macierz Eisenhowera w 8 krokach, gdzie jest szczegółowy opis tej […]