Metod na ustalanie priorytetów jest wiele. Które z nich są jednak godne uwagi? Czy ustalanie priorytetów naprawdę jest takie ważne? Jeśli twój kalendarz pęka w szwach, a Ty notoryczne nie wykonujesz swoich codziennych zadań z listy, to mam coś dla Ciebie. Poznaj trzy najskuteczniejsze metody ustalania priorytetów i rozwiąż swój problem raz na zawsze.
Po co ustalać priorytety?
Głównym celem ustalania priorytetów jest przeznaczanie swojego czasu na rzeczy ważne dla Ciebie. Skupiasz się na zadaniach, które dają Ci realne korzyści. Priorytety prowadzą Twoje działania w odpowiednim kierunku.
Pamiętaj, że nie jesteś w stanie zrobić w ciągu swojego życia wszystkiego. Dlatego warto wyznaczać sobie priorytety i angażować się w nie dużo bardziej. Dzięki takiemu podejściu możesz zostać mistrzem w danej dziedzinie.
Czy Robert Lewandowski byłby tak dobry w piłkę, gdyby trenował jeszcze koszykówkę? Jasne, że nie. Oczywiście nie oznacza to, że musisz robić tylko jedną rzecz. Do ilości priorytetów w sumie jeszcze dojdziemy w tym artykule. Pamiętaj jednak, że poświęcasz się jednemu projektowi przez pewien czas, aż do momentu jego realizacji, osiągniesz go dużo szybciej, niż jak byś angażował się w dziesięć innych w tym samym czasie.
W momencie, kiedy zaczniesz ustalać priorytety, Twoje życie będzie bardziej zorganizowane oraz lepiej będziesz wykorzystywał dostępny czas. Ustalanie priorytetów pozwala ogarnąć chaos. Bez priorytetów będziesz tracił czas i energię na mało istotne rzeczy, które do niczego szczególnego nie będą Cię przybliżały. Sprawdzone metody ustalania priorytetów mogą Ci w tym mocno pomóc.
Ile powinienem mieć priorytetów?
Nie za dużo. Wyobraź sobie, że masz 15 przyjaciół, którym chcesz poświęcić mniej więcej tyle samo czasu. Czy jest to wykonalne? Nie ma na to szans. Tak samo jest z priorytetami.
Jeśli masz u siebie rozpisane kilka projektów, to większość z nich uważasz za ważne. Tylko czy priorytety to jest coś ważnego? Moim zdaniem nie do końca. Priorytet to coś najważniejszego! Czyli możesz mieć nawet 15 przyjaciół (choć nie ukrywam, że to sporo), ale tylko 3-4 jest najważniejszych. Niektóre metody ustalania priorytetów zaznaczają, ile istotnych zadań powinieneś sobie wyznaczać.
Dodatkowo zbyt wiele priorytetów może paraliżować. Może uruchomić się w Tobie mechanizm obronny, jakim jest prokrastynacja. Zaczynasz odkładać na później realizację swoich celów, bo jest ich tyle, że Twój mózg podpowiada Ci, że i tak tyle nie dasz rady zrobić. Przekładasz, więc ich realizację na później. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule 39 sposobów na prokrastynację.
Metody ustalania priorytetów
Mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Nic nie musisz wymyślać. Są już sprawdzone metody na ustalanie priorytetów, które działają od lat.
Część osób ma na swojej liście, więcej zadań na dzień, niż ma dostępnego czasu. Co w takim przypadku zrobić? Poniżej znajdziesz trzy metod ustalania priorytetów, które pomogą rozwiązać Twój problem raz na zawsze.
Metody ustalania priorytetów: Metoda ABCDE
Autorem metody ABCDE jest Brian Tracy. Technika w sumie jest bardzo prosta. Uwielbiam właśnie takie. Prosta, przejrzysta i takie metody są najlepsze. Ustalanie priorytetów od razu jest przyjemniejsze. Na czym polega? Poniżej znajdziesz instrukcję stosowania w trzech punktach.
- Spisz wszystkie zadania, które masz do zrobienia danego dnia.
- Nadaj rangi każdemu zadaniu (dokładny opis poniżej).
- Zacznij od najważniejszych zadań i bądź konsekwentny w dalszych działaniach.
Metoda ABCDE w praktyce
Jeśli masz już wysiane wszystkie zadania, to przechodzisz do drugiego punktu. Przy każdym zadaniu napisz jedną z liter (A, B, C, D lub E). Co istotne, każda z tych liter może pojawić się wiele razy przy czynnościach, które masz zrobić. Co one jednak oznaczają?
A – Muszę to zrobić.
Ta grupa Twoich zadań jest najważniejsza dla Ciebie. Są to czynności, które musisz zrobić. Będą to wszystkie zadania, których niezrobienie w terminie wiąże się z pewnymi konsekwencjami. Przykładem może być oddanie deklaracji podatkowej w terminie lub spotkanie z kluczowym klientem.
Gdy masz kilka takich zadań, to warto im również nadać priorytet. Wystarczy dodać dodatkowo cyfrę. Czyli najważniejsze zadanie to A-1, kolejne istotne to A-2 itd. A-1 to Twój priorytet, od którego powinieneś zacząć. Finał ligi mistrzów oczywiście zawsze ma A-1. J
B – Powinienem to zrobić.
Jest to grupa zadań, które dobrze jest zrobić, ale świat się nie zawali, jeśli ich danego dnia nie zrobimy. Nie są to już takie priorytety jak te opisany powyżej. Choć brak ich zrobienia może doprowadzić do braku zadowolenia innych osób, to nie są tak ważne, jak te z grupy A.
Tymi zadaniami zajmujesz się jednak od razu po tym, jak zrobisz wszystkie swoje priorytety. Nie odpuszczaj ich, jeśli masz takie możliwości.
C – Dobrze będzie, jak je wykonam.
W tym miejscu umieszczasz czynności, które niezrobione nie będą wiązały się praktycznie z żadnymi konsekwencjami. Nie są to zadania, które przybliżają Cię szczególnie do Twoich celów. Jeśli je zrobisz to ok, jeśli nie uda Ci się, to możesz żyć dalej spokojnie.
D – Przekaże je komuś.
Jest pewna grupa zadań, którymi nie powinieneś się zajmować osobiście. Wszystkie tego typu czynności deleguj innym osobom, a Ty zajmij się tylko istotnymi rzeczami. Kiedy nie jesteś pewien, gdzie to zadanie umieścić, to zadaj sobie zawsze pytanie: „czy na pewno ja mam się tym zajmować?”.
E – Nie muszę ich robić.
Znajdują się tu wszystkie zadania, które nie są istotne. Praktycznie możesz ich w ogóle nie robić. Mogły kiedyś mieć dla Ciebie znaczenie, ale teraz się to zmieniło. Ewentualnie są tu jakieś Twoje stare przyzwyczajenia, którym warto się przyjrzeć. Może ciągle je wykonujesz, a już nie powinieneś.
Czasem może okazać się, że wystarczy Ci tylko segregacja od A do C. Nie musisz wymyślać na siłę jakichś zadań, które nie są istotne. Masz tu dużą elastyczność.
Metody ustalania priorytetów: Matryca Eisenhowera.
Prawdopodobnie najbardziej znanym narzędziem do ustalania priorytetów jest Macierz Eisenhowra. Mogłeś również słyszeć o niej pod nazwą kwadrat Eisenhowera, matryca priorytetów lub matryca zarządzania czasem. Choć nie jest to technika bez wad, to ma naprawdę wielu zwolenników. Na czym polega matryca Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera, a zadania ważne i pilne
Najważniejszą rzeczą w dobrym stosowaniu macierzy Eisenhowera jest zrozumienie różnicy między zadaniem pilnym a ważnym. To pierwsze oznacza czynności, które powinny być zrobione w krótkim czasie. W przypadku jego niezrobienia pojawią się pewne konsekwencje. Czyli jeśli nie zadzwonisz za godzinę do Klienta, to stracisz kontrakt. Natomiast zadania ważne, to takie, które powinny być zrobione, ale nie masz tak mało czasu na ich zrobienie. Przykładem może być oddanie raportu rocznego, na który masz miesiąc. To zadanie może jednak stać się pilnym, jeśli się za nie nie zabrałeś, a czas skrócił się do jednego dnia.
Macierz Eisenhowera jako narzędzie do nadawania priorytetów
Jeśli już rozumiesz różnicę między pilnym a ważnym, to najtrudniejsze za Tobą. Ustalanie priorytetów według macierzy Eisenhowera polega na przydzielaniu zadania do jednej z czterech ćwiartek.
Ćwiartka 1 – ważne i pilne
Trafia tu wszystko, co jest ważne i musi być zrobione w krótkim czasie. Jeśli masz nagłą awarię, to jest to Twój priorytet. Zajmujesz się tym od razu, bo inaczej poniesiesz pewne konsekwencje. Gdy jesteś przedsiębiorcą lub managerem i odszedł od Ciebie pracownik, to jednym z Twoich głównych zadań będzie szybkie zrekrutowanie kogoś na jego miejsce.
Ćwiartka 2 – ważne i niepilne
Powinny się tu znaleźć wszystkie rzeczy, które są z Twojego puntu widzenia istotne, ale nie mają takiej dużej presji czasowej. Warto się jednak nimi zajmować, ponieważ przybliżają Cię do Twoich celów. Po drugie duża część, może wpaść do pierwszej ćwiartki po pewnym czasie. Tego lepiej unikać, bo będziesz miał wiele priorytetów, to możesz nie na wszystkie znaleźć czas. Pamiętaj również, że działanie pod presją czasu nie sprzyja dokładności.
Ćwiartka 3 – nieważne i pilne
Umieścisz w tym miejscu zadania, które nie są dla Ciebie specjalnie istotne, ale wymagają szybkiej reakcji. Są to tak zwane pożary. Trzeba je ugasić i tyle. Sprawdź jednak, czy inne osoby nie przerzucają na Ciebie za często swoich obowiązków, które trzeba szybko zrobić. Pamiętaj, że robiąc zadania za innych, odkładasz na później swoje cele.
Nie chodzi tu oczywiście, żeby wszystkim odmawiać. Nie namawiam Cię do bycia niekoleżeńskim i niepomocnym. Przeanalizuj sobie jednak, czy proporcje są zdrowe.
Ćwiartka 4 – nieważne i niepilne
Nie ma co się nimi zajmować. Do niczego istotnego Cię nie prowadzą. Nie są ani ważne, ani ograniczone czasowo. Często są to wszystkie pożeracze czasu typu przekładanie Tik-Toka czy pogaduchy z koleżanką z pracy.
Oczywiście nie ma co przesadzać i eliminować tego do zera. Zwróć jednak uwagę czy nie poświęcasz tej ćwiartce za dużo czasu. Jeśli tak jest, to Twoje prawdziwe priorytety czekają w kolejce, a nie tak to powinno wyglądać.
Jeśli metoda Ci się podoba, to proponuję przeczytać mój inny artykuł Macierz Eisenhowera w 8 krokach, gdzie jest szczegółowy opis tej techniki.
Metody ustalania priorytetów: Metoda MIT (Most Important Task)
Na koniec chyba najprostsza technika ze wszystkich wymienionych w tym artykule. Chodzi o metodę MIT – Most Important Task, czyli najważniejsze zadania. Założenie jest tu bardzo proste. Wyznaczasz trzy zadania, które chcesz zrobić danego dnia. Dlaczego tak? Już tłumaczę.
Jeśli prowadzisz listę zadań, to jest pewnie na niej wiele pozycji. Podejrzewam, że nie jesteś w stanie, ich wszystkich zrobić jednego dnia. Stoisz praktycznie codziennie przed wyrobem co zrobić. Dlatego warto mieć dobry sposób, na eliminację tych mniej istotnych zadań. Jak wybrać te trzy najważniejsze? Odpowiedź sobie na pytanie: które z zadań na Twojej liście, będą miały największy wpływ na Twoją sytuację?
Mają to być zadania, które przybliżą Cię do realizacji Twoich celów. Zastanów się, które czynności z Twojej listy najbardziej popychają Cię do przodu i dają Ci największe korzyści.
Metoda MIT - dlaczego trzy?
Wierzę, że jesteś przekonany do tego, że warto wyznaczać priorytety. Dobrze pewnie rozumiesz, że tych priorytetów nie może być za dużo. Jeśli by tak było, to sama nazwa straciłaby już sens. W moim przypadku wybieranie trzech zadań na każdy dzień zazwyczaj się sprawdza bardzo dobrze. Jest to taka liczba, którą praktycznie zawsze jestem w stanie zrobić. Dzięki czemu nie przekładam zadań na kolejne dni.
Uczucie wykonania zadania daje też dodatkową motywację. Udało mi się dzisiaj i jutro też dam radę. W momencie, kiedy masz 10 zadań na liście, a zrobisz 5, to czujesz się przegrany.
Czasem będzie jednak tak, że masz tylko jedno czy dwa zadania do zrobienia. Nie musisz wtedy szukać tego trzeciego na siłę. Choć pewnie taka sytuacja będzie występowała dużo rzadziej. Nie zmienia to faktu, że taka sytuacja może nastąpić.
Metoda MIT (most Important Task) zastosowania
Poniżej opisałem w 4 punktach jak stosować metodę MIT.
- Wypisz wszystkie zadania, którymi chciałeś się dzisiaj zająć.
- Wybierz trzy, które są priorytetami dla Ciebie.
- Zajmij się nimi w pierwszej kolejności.
- Dopiero po ukończeniu Twoich głównych zadań, możesz zabrać się za inne czynności (jeśli jest taka potrzeba).
Możesz również połączyć metody zarządzania priorytetami ze sobą. Jeśli masz więcej niż 3 zadania dziennie, które chcesz zrobić, to połącz metodę MIT z techniką ABCDE. Ustal sobie, że nie możesz mieć więcej niż 3 priorytety, które oznaczasz literką A. Może takie połączenie ułatwi Ci nadawanie priorytetów.
Podsumowanie metody ustalania priorytetów
Tak jak widzisz, są różne metody ustalania priorytetów. Jeśli nie jesteś jeszcze pewien, która z tych technik jest najlepsza dla Ciebie, to przetestuj je wszystkie na sobie. Dopiero wtedy będziesz pewien, co jest dla Ciebie najlepsze.
Niezależnie którą metodę ustalania priorytetów wybierzesz, trzymaj się tego, żeby skupić się na najpilniejszych zadaniach, a nie robieniu wszystkiego. Zobaczysz, jak wielkie postępy zrobisz stosując jedną z tych technik.
Daj znać w komentarzu, która metoda ustalania priorytetów najbardziej Ci pasuje.
