Słyszałeś coś o metodzie GTD (Getting Things Done)?
W takim razie wyobraź sobie taką sytuację, że wykonujesz wszystkie zadania z listy, wyrabiasz się ze wszystkim, co masz do zrobienia, kończysz pracę dwie godziny wcześniej niż zazwyczaj, bo wszystko masz zrobione.
Do tego wszystkiego masz dużo energii, jesteś bardziej zrelaksowany, zaczynasz panować na swoją listą zadań i czas przestaje przelatywać Ci przez palce.
Brzmi to, jak bajka?
Okazuje się, że nic prostszego. Wszystko jesteś w stanie osiągnąć z systemem produktywności Davida Allena, jakim jest Getting Things Done.
Kto jest autorem Getting Things Done?
Metoda GTD jest autorstwa Davida Allena, który jest wielkim autorytetem w dziedzinie produktywności.
Co ciekawe David Allan swoje sukcesy zaczął osiągać dopiero po trzydziestce. Jego kariera mocno ruszyła do przodu dopiero w momencie, kiedy został poproszony o stworzenie programu poprawy produktywności kadry managerskiej dla firmy Lockheed, która była firmą lotniczą. Efekty były nad wyraz dobre, a wieści o tej metodzie rozeszły się dosyć szybko po stałym świecie.
Przed tym wszystkim David Allen imał się różnych zawodów. Był m.in. kelnerem, iluzjonistą, operatorem tokarki, trenerem karate, kucharzem restauracji czy managerem stacji benzynowej. Jestem ciekawy czy praca w tylu zawodach miała wpływ na stworzenie jego systemu produktywności. ☺
Dzisiaj David Allen nie jest kojarzony z iluzjonistą czy kucharzem, a najwyższej klasy specjalistą od produktywności. Dlatego naprawdę warto zapoznać się z metodą Getting Things Done.
Główne założenie Getting Things Done
System GTD Davida Allena składa się tylko z pięciu kroków. Można więc rzec, że jest prosty. W gruncie rzeczy taki jest, choć po pierwszym przeczytaniu i wgłębieniu się w szczegóły początkowo możesz mieć mętlik w głowie.
Dlatego postarałem się opisać tę metodę dosyć dokładnie i przystępnym językiem, abyś nie musiał się specjalnie nad nim głowić.
Sama nazwa Getting Things Done oznacza doprowadzenie zadań do końca lub jest rozumiana również jako efektywne załatwianie swoich spraw.
Getting Things Done składa się z pięciu elementów, które znajdziesz poniżej. Opis szczegółowy każdego z kroków przeczytasz w kolejnej części artykułu.
- Gromadzenie – wszystkie zadania lądują w jednym miejscu.
- Analizowanie – przeanalizowanie, gdzie konkretne zadanie powinno trafić.
- Porządkowanie – umiejscowienie konkretnego działania w odpowiednim miejscu.
- Przegląd – systematyczne aktualizowanie swojego systemu.
- Realizacja – wykonywanie zadań, zgodne z twoją energią, dostępnym czasem i kontekstem.
Getting Things Done - Gromadzenie
Przypomnij sobie, ile razy miałeś tak, że kładłeś się do łóżka i nagle przypominałeś sobie coś, czego nie zrobiłeś dzisiejszego dnia. Czasem miałeś możliwość, żeby wstać i dokończyć to zadanie. Pewnie jakość bywała jednak różna. Innym razem nie było już takiej możliwości i wiązało się to z większymi lub mniejszymi konsekwencjami.
Główną zasadą GTD jest uwolnienie Twojej głowy od zapamiętywania wszystkiego, której zadaniem jest myślenie, a nie pamiętaniu o wszystkim.
Powinieneś mieć miejsce, gdzie wpadają wszystkie Twoje zadania do wykonania. Wrzucasz tam wszystko bez kategoryzowania na zadania małe, duże, ważne, nieważne. Istotne jest to, abyś miał jedno takie miejsce.
Samo gromadzenie nie jest równoznaczne z analizowaniem, co warto podkreślić bardzo mocno już na samym początku. Dopiero w kolejnych krokach w systemie Getting Things Done będzie na to czas.
Dlaczego warto zebrać wszystko w jednym miejscu?
No właśnie. Dlaczego jest to takie ważne i czemu jest to podstawa Getting Things Done? Kilka odpowiedzi poniżej.
1. Zobaczysz, ile realnie masz do zrobienia. Jest duża szansa, że początkowo będziesz przerażony. Okaże się, że masz naprawdę wiele na głowie, ale spokojnie. Poradzimy sobie z tym.
2. Twoja głowa wreszcie może zająć się myśleniem, analizowaniem, a nie zapamiętywaniem. Oczyszczasz swój umysł i pozwalasz mu wreszcie robić, to co powinien.
3. Drastycznie zmniejszasz szansę na zapomnienie o jakimś zadaniu, bo czasem Twoja głowa jest zawodna.
4. Będziesz miał wszystko pod ręką. Co ułatwia działanie i oszczędza czas. To tak jak byś miał ułożone książki na półce, a nie rozrzucone po całym mieszkaniu. Szukanie konkretnej książki jest wtedy łatwiejsze.
Tylko jak zacząć wszystko gromadzić w jednym miejscu, jak nigdy tego nie robiłeś?
Autor metody GTD proponuje początkowo przyjrzeć co się dzieje wokół Ciebie. Co ma dokładnie na myśli? Sprawdź swoje biurko, pokój, mieszkanie, samochód, stanowisko w pracy i zastanów się, co w tych miejscach jest do zrobienia czy naprawienia.
David Allen zachęca do zgromadzenia tego w jednym miejscu, a tego, co się nie da przenieść (np. zepsuta lodówka), warto zapisać na karteczce samoprzylepnej i położyć obok innych rzeczy.
Brzmi na trochę szalone? ☺ Ma to sprawić, żebyś zobaczył, ile rzeczy masz do zrobienia.
To jeszcze nie koniec. Teraz czas zajrzeć do Twojej głowy i wyciągnąć z niej wszystko, co pamiętasz, a jest do załatwienia. Zapisujesz swoje zadania prywatne i zawodowe, cele czy plany. Dosłownie wszystko, co przyjdzie Ci do głowy. Nawet te małe, wydające się w tej chwili nieistotne rzeczy. Podkreślam jeszcze raz, że nie jest to moment na analizowanie.
Czas przejść do Twojego komputera i telefonu komórkowego. Tam pewnie również masz pełno zaległych raportów, maili lub pobranych plików, które czekają na Twój ruch. Umieść to na papierze lub ewentualnie w specjalnym folderze, który jest stworzony tylko do tego.
Getting Things Done - Analizowanie
W poprzednim kroku wszystko zgromadziłeś. Jest pewnie tego sporo. Następnym krokiem w GTD jest analiza tych rzeczy. Czas na określenie, co powinieneś zrobić z każdą sprawą.
Warto zwrócić uwagę na jedną rzecz. Na tym etapie nie musisz wykonywać tych wszystkich zadań, a jedynie określić, w jakim miejscu powinny się znaleźć.
Teraz czas na zadanie sobie dwóch prostych pytań, aby przejść dalej i zakwalifikować dalej zadania.
- „Co to jest?”
Jest to niby banalna sprawa, ale jak się okazuje w całym procesie dosyć istotna. Po tym pytaniu wiesz, z czym masz do czynienia i wiesz jaką decyzję powinieneś podjąć.
- „Czy mam coś z tym zrobić?”
Tak jak pewnie zauważyłeś, pierwsze pytanie do końca załatwia sprawę. Mając karteczkę z napisem „lodówka” nie do końca wiadomo co dalej. Czy ten sprzęt się zepsuł, czy trzeba go umyć, a może wyrzucić z niej kilka rzeczy.
Dlatego z pomocą przychodzi pytanie „czy mam coś z tym zrobić?”. Na to pytanie możesz odpowiedzieć tylko TAK lub NIE.
NIE
W momencie, kiedy odpowiedź jest przecząca, umieszczasz takie zadanie w jednym z trzech miejsc.
- Kosz. Trafiają tu wszystkie zadania, które nie wymagają od Ciebie działania teraz, a ani w przyszłości. Nie ma co bezsensownie tracić na nie czasu, ponieważ nie wprowadzają żądnej wartości w Twoje życie (np. stare rachunki, dokumenty, które straciły ważność itp.).
- Archiwum. Wrzucasz tu wszystkie elementy, które mogą się kiedyś przydać. W tej chwili nie są pomocne i nie wymagają jednak żadnego działania. Co to może być? Przeróżne instrukcje obsługi, wizytówki firm lub osób, które mogą się przydać czy inne notatki.
- Kiedyś/może. Umieszczasz w tym miejscu rzeczy, które kiedyś chciałbyś zrobić, ale jeszcze nie w tej chwili. Są one jednak na tyle istotne dla Ciebie, że nie chcesz o nich zapomnieć. Może to być spełnienie takiego twojego marzenia jak np. wspinaczka na Mount Everest czy inne dalekosiężne plany.
TAK
Kiedy jednak twierdząco odpowiesz na pytanie „czy mam coś z tym zrobić?” pojawiają się inne opcje przed Tobą. Według Davida Allena zadania, które wymagają aktywności, zamieniają się w działanie. To pojęcie rozumiane jest przez autora Getting Things Done jako najbliższa czynność, którą podejmujesz, aby zrealizować cel.
Jaki jest dalszy krok? Po odpowiedzi tak przechodzisz do dalszej analizy i przyporządkowujesz zadanie do jednej z poniższych kategorii.
- 2 minuty. W systemie GTD zadania, które możesz wykonać w ciągu 2 minut, powinny być zrobione od razu. Oczywiście te 120 sekund jest dosyć umowne. Chodzi jednak o to, że jak zadanie możesz w krótkim czasie zrobić, to nie ma co go odkładać na później.
- Delegowanie. Wszystko, co możesz delegować innym, powinno tu trafić.
- Powyżej 2 minut. Są to wszystkie czynności, które nie jesteś w stanie delegować lub zrobić od ręki w ciągu 2 minut. Powinny być zanotowane z konkretną datą wykonania. Warto zanotować to w kalendarzu lub aplikacji do tego stworzonej.
Getting Things Done – Projekty
Rozprawiliśmy się z pojedynczymi zadaniami. Co jednak w sytuacji, kiedy jakaś czynność wymaga kilku działań? Wtedy mówimy o projekcie i właśnie o tej samej nazwie powstaje kategoria, do której wrzucamy wszystkie tego typu sprawy.
Czym jest projekt w praktyce? Wyobraź sobie, że dostałeś zaproszenie, żeby wystąpić na konferencji TEDx. Jak się pewnie domyślasz, nie będzie to pojedyncze zadanie. Powinieneś przygotować temat, stworzyć prezentację, poprawić ją, poćwiczyć swoje przemówienie, zamówić bilety, zarezerwować hotel itp. Dopiero w momencie, kiedy to wszystko zrobisz, możesz uznać projekt TEDx za zakończony.
Tak jak pisałem wcześniej, umieszczasz go w kategorii projekty. Wszystkie działania z nim związane podlegają również kategoriom, które wypisałem powyżej (od 2 minut, delegowanie, powyżej 2 minut).
Podstawowe reguły GTD dotyczące analizy
Trzy zasady, których powinieneś się trzymać.
- Nie wybieraj sobie zadań, tylko analizuj je po kolei. Przyjdzie jeszcze czas na segregowanie ich pod względem ważności.
- Analizuj każdą sprawę osobno. Nie zabieraj się za kilka rzeczy naraz. Nie zda to egzaminu
- Kiedy już weźmiesz jakąś sprawę do analizy, nie odkładaj jej na później.
Getting Things Done - Porządkowanie
Czas przejść do kolejnego kroku w metodzie Getting Things Done, jakim jest porządkowanie. W poprzednim punkcie Twoim zadaniem było jedynie przeanalizowanie tego, gdzie powinno trafić zadanie. Tym razem zwyczajnie powinieneś wrzucić zadanie lub projekt w odpowiednie miejsce.
Podstawowy podział na kategorie:
- Lista następnego działania (miejsce, gdzie znajdują się najbliższe zadania).
- Lista projektów (trafiają tu wszystkie projekty, czyli zbiór działań).
- Lista oczekująca (sprawy, które przekazane są komuś innemu, a i czekasz na działanie tej osoby, aby dalej ruszyć z nimi do przodu).
- Lista kiedyś/może (miejsce, gdzie niektóre zadania mogą poczekać na swoją kolej, bo teraz ich wykonanie nie jest niezbędne).
- Archiwum (sprawy nie wymagające działania, ale mogą się przydać w przyszłości).
- Kalendarz (miejsce, gdzie trafią działania, które muszą być zrobione konkretnego dnia o danej godzinie).
Dzięki tym wszystkim podziałom Twoje listy są krótsze. Nie masz wszystkiego na jednej wyjątkowo długiej liście, które odstrasza od razu po spojrzeniu na nią.
Łatwiej jest również znaleźć rzeczy, które powinieneś robić. To natomiast skraca czas, na bezsensowne szukanie czym się powinieneś zająć.
Trochę szerzej chciałem opisać listę następnego zadania i kalendarz.
Lista następnego zadania w GTD
W momencie, kiedy wrzuciłbyś wszystkie bieżące zadania w jedno miejsce, to prawdopodobnie mogłoby być tego całkiem sporo. To natomiast mogłoby odstraszyć Cię od samego działania, a po drugie byłyby nieczytelne. Nie masz się jednak czym martwić. David Allen tworząc Getting Things Done, rozwiązał i ten problem.
W metodzie GTD stosuje się następujący podział.
- Kontekst.
- Dostępny czas.
- Dostępna energia.
Dokładniejszy opis tych pojęć będzie opisany w kolejnych krokach.
Kalendarz w GTD
Kalendarz to miejsce, gdzie trafiają działania, które mają jasno określony czas wykonania. Warto wyróżnić w tym miejscu trzy rodzaje informacji.
- Zadania, które są ustawione na konkretną godzinę (np. telefon do Jacka o 16:00).
- Niektórych działań nie trzeba zrobić o konkretnej godzinie, ale konkretnego dnia już tak (np. raport).
- Czasem zdarza się jedynie potrzeba informacyjna o jakimś zdarzeniu, gdzie konkretnego dnia niewymagane jest działanie (np. kilka dni przed chcesz wiedzieć, że kolega ma urodziny, aby przygotować się na kupno prezentu).
Getting Things Done - Przegląd
Znasz już 3 kroki, które są używane w Getting Things Done. Czas przejść do kolejnego. Kolejny punkt, jakim jest przegląd, często jest niedoceniany. Jest jednak niezbędny w całej metodzie GTD.
Co więcej, sporo osób ma z nim problem. Choć z mojej perspektywy najtrudniejsze już za Tobą. Jeśli chcesz dobrze poruszać się w systemie Getting Things Done, to powinieneś dokładnie przeczytać ten rozdział.
Samo zebranie zadań i pogrupowanie ich to jeszcze nie wszystko. Trzeba regularnie przeglądać swoje działania i je aktualizować. Sytuacja może się zmieniać, więc możesz dodawać lub odejmować pewne zadania z listy, lub przenosić je do innych kategorii.
Przegląd dzienny i tygodniowy w GTD
W metodzie Getting Things Done szczególny nacisk nakłada się przegląd dzienny, jak i tygodniowy. Jak to jednak wygląda w praktyce?
Przegląd dzienny. Najlepiej wykonywać go rano tego samego dnia lub wieczorem dnia poprzedniego.
W pierwszej kolejności warto sprawdzić kalendarz i wszystkie zaplanowane działania na ten dzień. Dzięki temu będziesz wiedział, ile czasu masz na resztę działań. Przegląd dzienny w GDT trwa krótko, ale jest w stanie zaoszczędzić wiele czasu.
Przegląd tygodniowy. Zdecydowanie trzeba poświęcić mu więcej minut niż w przypadku przeglądu dziennego. W momencie, kiedy pracujesz od poniedziałku do piątku, to jednym z najlepszych dni na przeprowadzenie przeglądu tygodniowego będzie piątek rano.
Wiesz już, co się wydarzyło do tej pory i jeśli jeszcze coś jest do nadrobienia, to masz na to czas. Sporo osób dokonuje również takiej analizy w weekend. Nie jest to również złe rozwiązanie. Dopasuj ten dzień do swoich preferencji.
Jak zrobić poprawnie przegląd tygodniowy w systemie GTD?
Jest on trochę podobny do pierwszych trzech punktów z metody Getting Things Done. W pierwszej kolejności zbierasz zadania, które urodziły się ostatnim czasie oraz aktualizujesz obecne działania.
Następnie analizujesz je wszystkie i przydzielasz do poszczególnych kategorii i przeglądasz zadania, które miałeś zrobić (czy wszystko zostało wykonane itp.).
W kolejnym etapie sprawdź, co Cię czeka w nadchodzącym tygodniu oraz przejrzyj listy projektów, kiedyś/może, najbliższych działań oraz sprawy oczekujące. Na końcu upewnij się, czy wszystko jest aktualne, co masz zaplanowane na ten tydzień.
Codziennie powinno się przeglądać status realizowanych zadań, a raz w tygodniu przegląd we wszystkich projektach.
Getting Things Done - Realizacja
Dotarłeś do ostatniego kroku w metodzie Getting Things Done. Po gromadzeniu, analizowaniu, porządkowaniu i przeglądaniu nadszedł czas na etap realizacji. Tak jak sama nazwa wskazuje, teraz zaczyna się praca nad wykonaniem konkretnych działań.
W GTD podejście do kolejności wykonywanych zadań jest nieco inne niż tradycyjnie.
Ustalanie priorytetów nie jest jedynym kryterium, które bierze się pod uwagę. Prócz tego nacisk kładzie się w Getting Things Done na trzy rzeczy (w kroku porządkowanie były już one wcześniej wymienione).
- Dostępny kontekst.
- Dostępny czas.
- Dostępna energia
Kontekst w GTD
Jeśli nie masz przy sobie komputera, a potrzebujesz dzisiaj zrobić raport i napisać maila, to w ogóle nie myślisz o zabieraniu się za te zadania w tym momencie. Technicznie jest to niemożliwe.
Sprawdzanie jakie rzeczy masz do zrobienia w domu, będąc w pracy, też nie mają większego sensu. Przecież i tak się nimi teraz nie zajmiesz. Ten punkt powinieneś ustalić w poprzednim kroku.
Inaczej mówiąc grupowanie zgodnie z kontekstem, to zastanowienie się co możesz wykonać w konkretnym miejscu i przy użyciu odpowiednich narzędzi.
Przejdźmy do konkretów.
Powinieneś stworzyć sobie listy zadań związane z kontekstem. Jakie to mogą być? O to kilka przykładów:
1. Internet (wszystkie działania, które wymagają dostępu do Internetu).
2. Dom (zadania, które jesteś w stanie wykonać w domu).
3. Biuro (podobnie jak wyżej, jedynie miejsce się zmienia).
4. Telefon (trafiają tu zadania, do których potrzebujesz użyć swojego smartphone).
5. Komputer (analogicznie jak z telefonem, zmienia się narzędzie do pracy).
6. Miasto (wszystkie działania, które załatwisz w swojej okolicy).
Dopasuj jednak to wszystko do siebie. Niektóre konteksty można połączyć i nie ma co na siłę tworzyć sztucznych list.
Jeśli wszystkie zadania, do których wykorzystujesz komputer, potrzebują dostępy do Internetu, to wystarczy jedna lista. Możesz dodać zupełnie inne konteksty, te wymienione wyżej są tylko przykładowe.
Dostępny czas w GTD
Twoje zadania powinny mieć przypisany czas, jaki potrzebujesz na ich realizację. Bywa tak, że masz całe popołudnie wolne, a innym razem masz tylko 15 minut, bo za chwilę będziesz zajęty.
W momencie, kiedy wiesz ile co trwa, łatwiej Ci dopasować zadanie do sytuacji. Nie zabierasz się wtedy bezsensownie za raport, który wymaga od Ciebie godziny w momencie, kiedy masz 10 minut do wyjścia z biura.
Powinieneś zadawać sobie zawsze pytanie przed swoim działaniem: „Ile mam teraz dostępnego czasu?”.
Dopiero na tej podstawie powinieneś dopasowywać zadania, które masz na dany dzień. Działania do wykonania organiczne są do ilości wolnego czasu, jaki posiadasz.
Dostępna energia w GTD
Poziom energii również jest istotny. Wyobraź sobie, że zabierasz się za pewną czynność, która wymaga dużego skupienia i kreatywnego myślenia w momencie, kiedy masz zjazd energetyczny.
Podejrzewam, że efekt może być mierny. W tym czasie warto zrobić zadania, które są łatwiejsze lub częściowo zautomatyzowane. Możesz w tym czasie wykonać mniej istotne telefony lub uporządkować dokumenty.
Twój poziom energii waha się w ciągu dnia. Dobrze, żebyś przeanalizował swój dzień i dopasował poziom energii do odpowiednich zadań.
Kiedy pracuje Ci się lepiej rano, to polecam przeczytać artykuł Jak zacząć wstawać wcześnie rano? 9 sprawdzonych sposobów.
Priorytety w GTD
W Getting Things Done nie można zapomnieć o priorytetach. W momencie, kiedy znasz już Twój dostępny czas, poziom energii oraz kontekst działań, powinieneś przejść do priorytetów. Czyli co jest najważniejszym zadaniem w ciągu dnia.
Jest to bardzo istotny punkt w całej tej układance GTD. Jeśli chcesz zakończyć dzień z pełną satysfakcją i poczuciem produktywnego dnia, to wykonanie priorytetów jest do tego niezbędne.
Polecam dodatkowo przeczytać dwa artykuły, w których jest sporo o ustalaniu priorytetów:
Macierz Eisenhowera w 8 krokach.
Ustalanie priorytetów. Sekretna metoda, którą stosują najlepsi!
GTD pułapki
Chciałem zwrócić jeszcze uwagę na kilka rzeczy. Metoda Getting Things Done jest skuteczna, ale w momencie stosowania się do wszystkich ich zaleceń. Jest ich trochę, więc czasem można się pomylić. Zwrócę uwagę jednak na kilka rzeczy, które często się powtarzają.
- Wiele osób poświęca sporo czasu na gaszenie pożarów. Czyli na sytuacjach, które przychodzą do nas w ciągu dnia (nie są zaplanowane) i wymagają działania. Musisz jednak zacząć odróżniać zadania, którymi naprawdę powinieneś się zająć. Warto przeczytać w tym wypadku o sprawach pilnych i ważnych. Sporo o tym znajdziesz w artykule Macierz Eisenhowera w 8 krokach.
- Całkiem sporo osób ma problem z perfekcjonizmem. Wszystko musi być zrobione idealnie, żeby przejść dalej. Niestety rzadko dochodzi do tego momentu, że wszystko jest na 100%. Jeśli masz problemy z perfekcjonizmem, to jest szansa, że nie dojdziesz do etapu realizacji, tylko utkniesz na poprzednich. Ciągle będziesz chciał coś ulepszać. Pamiętaj, że nie tędy droga. Zrobione jest lepsze od doskonałego.
- Nie pomijaj kroku analizy. Wiele osób uważa, że jest to strata czasu i nie poświęca temu krokowi za wiele czasu. Jest to duży błąd. Metoda Getting Things Done jest skuteczna właśnie dlatego, że wszystkie te elementy występują w odpowiedniej kolejności. Choć w tej chwili może nie doceniasz tego kroku, to zaufaj mi, że jego pominięcie może zmniejszyć Twoją skuteczność.
Czy warto korzystać z Getting Things Done?
Każdy powinien tworzyć system produktywności pod siebie. Przeniesienie 100% metody do siebie nie zawsze jest możliwe. Dlatego jestem zdania, że każdy powinien mieć swój spersonalizowany system produktywności.
Nie zmienia to faktu, że powinieneś mieć dobre wzorce. Nie ma co wymyślać koła na nowo. Dlatego zdecydowanie warto zaczerpnąć wiele rzeczy z systemu Getting Things Done, który ma bardzo wiele plusów.
Czy GTD jest idealne? Nie, ale jest kopalnią wiedzy, z której warto czerpać garściami.
Na końcu polecam całkowicie darmowy Kurs Produktywności 2.0, w którym dowiesz się wielu ciekawych rzeczy o produktywności.
Na podstawie tych dwóch metod będziesz w stanie wypracować swój system produktywności, który będzie najlepszy dla Ciebie.
