Zasada Pareto to kolejne zagadnienie, które wezmę pod lupę. Znana jest również pod nazwą 80/20 oraz reguła Pareto. Ma ona bardzo dużo zwolenników, ale nie brakuje również jej przeciwników. Czy w takim razie słowa „pracuj mniej, zarabiaj więcej i baw się lepiej” dzięki regule 80/20 jest możliwe? W tym wpisie postaram się podejść do tematu jak najbardziej obiektywnie.
Jak brzmi zasada Pareto?
W sumie bez odpowiedzi na to pytanie trudno jest iść dalej. Zasada Pareto mówi o tym, że 20% Twoich nakładów i wysiłku daje 80% efektów. Chodzi w niej o to, aby znaleźć te 20% najistotniejszych rzeczy, które głównie popychają Cię do przodu. Najlepiej wytłumaczyć to na kilku przykładach.
Telefon komórkowy
Twój smartfon ma wiele opcji i często jeszcze więcej zainstalowanych aplikacji. Prawda jest jednak taka, że z większości z nich nie korzystasz. Używasz 20% funkcji i aplikacji na twoim telefonie komórkowym przez 80% swojego czasu.
Ubrania
Tu zasada Pareto szczególnie jest widoczna u kobiet. Drogie Panie większość z was stając przed szafą/garderobą mówi, że nie ma w co się ubrać. Mimo tego 20% ubrań nosicie przez 80% swojego czasu. Na tę piękną sukienkę jeszcze na bank przyjdzie pora ☺
Wesele
Niestety większość z moich znajomych już jest po ślubie i coraz rzadziej chodzę na wesela. Co ciekawe tu też zasada 80/20 występuje. 20% ludzi z tej imprezy potrafi wypić 80% dostępnej wódki. Przypomnij sobie ostanie wesele, a przed oczami pewnie zobaczysz liderów ☺
Dodatkowe przykłady zasady Pareto
Poniżej znajdziesz jeszcze kilka popularnych przykładów zasady Pareto, które często są podawane:
20% popularnych słów w języku obcym pozwala zrozumieć 80% treści w tym języku
80% sprzedaży generuje 20% klientów
20% pracowników generuje 80% zysków
Spędzamy 80% czasu z 20% osób, które znamy
20% posiadanych kompetencji, wykorzystuje się przez 80% czasu
Każde 20%?
Warto już na samym początku zwrócić uwagę na jeden fakt. Niestety nie jest tak, że dowolne 20% daje 80% rezultatów. Jeśli chcesz się nauczyć języka hiszpańskiego, to nie chodzi o to, aby nauczyć się pierwszych lepszych z brzegu 20% słów. Nie bierzesz słownika i nie zaczynasz od litery C i lecisz po kolei. W ten sposób nie masz większych szans na powodzenie.
W tym przykładzie musisz znaleźć listę najczęściej używanych słów i ich się uczyć. Tak samo będzie z każdą rzeczą. Jeśli chcesz dobrze używać zasady Pareto, to pamiętaj o tym.
Krótka historia zasady Pareto
Wiesz już, na czym polega zasada Pareto i znasz kilka przykładów. Czas na krótką historię tego stwierdzenia.
Nazwa pochodzi od włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfredo Pareto. Żył on na przełomie XIX i XX wieku. Kiedy analizował dane statystyczne o dochodach ludności we Włoszech, odkrył on pewną rzecz. Mianowicie stwierdził, że 80% majątku we Włoszech posiada 20% mieszkańców tego kraju. Później Vilfredo Pareto sprawdził, jak to wygląda również w innych państwach. Co ciekawe proporcje były bardzo podobne.
Reguła 80/20 musiała jednak trochę jeszcze poczekać, aż ktoś wykorzystał ją do innych obszarów życia. Zasadę Pareto sformułował dopiero około 50 lat później amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran. Opublikował on w połowie dwudziestego wieku swoją pracę Quality Control Handbook, gdzie zawarł zasadę „kluczowych nielicznych i błahych licznych”. Dzisiaj reguła 80/20 najbardziej jest kojarzona właśnie z zarządzaniem sobą w czasie.
Koniec krótkiej historii reguły Patero, czas przejść do konkretów.
Jak zwiększyć produktywność stosując zasadę Pareto?
Na początku warto się zastanowić, czym jest produktywność. Jest to zdecydowanie temat na oddzielny wpis, więc dzisiaj w wielkim skrócie (w tym miejscu przeczytać wypowiedzi kilku osób, które są fachowcami w tej dziedzinie). Jedna z definicji mówi, że produktywność to robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób.
Wybrałem ją, bo świetnie pasuje do reguły 80/20. Przyjmuję w takim razie, że 20% to te właściwe rzeczy, które generują 80% rezultatów. Jeśli masz na swojej liście wypisanych dziesięć zadań, to dwie z nich okazują się więcej warte, niż cała reszta.
Cele, a zasada Patero
Regułę 80/20 można wykorzystać także do ustalania swoich codziennych zadań. Jeśli jesteś w grupie osób, które ma ich bardzo dużo, to warto się im przyjrzeć. Dla prostego liczenia zakładam, że masz 10 rzeczy do zrobienia każdego dnia. Wybierz z tej listy dwa z nich, które dadzą Ci najlepsze wyniki. Kiedy je już ustalisz skup na nich 80% swoich wysiłków. Nawet jeśli nie wykonasz pozostałych, to i tak zrobiłeś te najistotniejsze.
Zasadę Pareto możesz również stosować do długoterminowych celów. Dzięki tej metodzie ustalasz priorytety i ich się trzymasz. Pewnie nie raz słyszałeś, że jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego. Tak samo, jeśli Ty będziesz się zajmował wszystkim, to okaże się, że nic nie jest dobrze zrobione. Wybieraj zgodnie z regułą 80/20 najważniejsze dla Ciebie cele i poświęcaj im zdecydowaną większość czasu. Wtedy zaczniesz osiągać świetne wyniki.
Zasada Pareto, a brak czasu
Legenda głosi, że ktoś kiedyś powiedział, że ma za dużo czasu. Ja takiego jegomościa jeszcze nie spotkałem. Zazwyczaj widzę lub słyszę się z ludźmi, którym tego czasu notorycznie brakuje.
Czy zasada Pareto może w tym jakość pomóc? Zdecydowanie tak.
Wyobraź sobie, że masz następnego dnia wystąpienie. Nie jesteś ani trochę przygotowany. Nie ma takiej opcji, że zrobisz wszystko idealnie. Musisz w takim wypadku zastanowić, na czym się skupić. Możesz swój czas poświęcić na ładnej prezentacji, wybór zdjęć, czcionki czy ich kolory. Tylko czy to będzie 20%, którym warto się skupić? A może lepiej przygotować się merytorycznie bez całej tej otoczki?
Na tym właśnie polega właśnie dobre stosowanie reguły 80/20. Skupiasz się na najważniejszej części, która daje najwięcej efektów.
Codzienna praca, a zasada Pareto
Każdy z nas ma w ciągu dnia wybrane godziny, w których pracuje najbardziej efektywnie. Zdecydowana większość ludzi w pierwszej części dnia jest bardziej produktywna. Wtedy zwyczajnie mamy więcej energii, a nasz mózg lepiej pracuje. Zazwyczaj po południu nasza koncentracja zdecydowanie maleje. Odradza się trochę pod wieczór, ale już nie do tego stopnia co rano.
Jest również część osób, która rano nie działa za dobrze. Za to wieczorem praca im idzie najlepiej.
Nie zmienia to faktu, że w któreś części dnia jesteś bardziej efektywny niż w reszcie doby. Kiedy już to ustalisz czas przejść do wykorzystania zasady Pareto…
Zasada 96
Stosuj zasadę Pareto i w tym wypadku. 20% czasu pracy, gdzie jesteś najbardziej efektywny, użyj do zrobienia najważniejszych rzeczy, które przyniosą Ci 80% efektu.
W najbardziej produktywnym momencie dnia skup się na rzeczach najbardziej dla Ciebie istotnych. Wykorzystaj ten czas, maksymalnie jak się da. Te mniejsze i mniej istotne zadania możesz robić w godzinach, w których nie masz już tyle koncentracji.
Po tym, jak ustalisz, w jakich godzinach jesteś najbardziej efektywny czas na korzystanie tej wiedzy. Zasada 96 wywodzi się właśnie z reguły Pareto. Wystarczy poświęcić 96 minut z 8-godzinnego trybu pracy na najistotniejsze zadania, aby osiągnąć dobre efekty. W ciągu tej półtorej godziny powinieneś odciąć się od wszystkiego poza pracą. Wyłącz powiadomienia w komputerze i telefonie, nie korzystaj w tym czasie z poczty, a jeśli to możliwe nie korzystaj z Internetu. Dodatkowo powiedz osobom będącym z Tobą, że przez 96 minut nie ma Cię dla świata.
Odwrócona zasada Pareto
A może by tak odwrócić zasadę Pareto? Spójrzmy na nią z innej perspektywy, tak aby wykorzystać ją w swoim życiu. Znajdź w takim razie 20% swoich działań, które generują 80% problemów, przez które nie dajesz z siebie wszystkiego.
Tylko jak to zrobić? Usiądź sobie wygodnie i zastosuj taki schemat.
- Wybierz sobie jeden ze swoich celów
- Zastanów się, które 20% Twoich działań opóźnia/organiczna jego realizację
- Z listy, którą stworzyłeś, wyrzuć rzeczy, przez które tracisz zbędny czas i energię
- Jeśli z jakichś przyczyn nie masz możliwości zrezygnowania z pewnych czynności, zastanów się, czy nie możesz ich delegować, zautomatyzować lub zwyczajnie uprościć
- Cały proces powtórz z innymi celami.
Czy zawsze stosować zasadę Pareto?
Jeśli chcesz dobrze stosować regułę 80/20 to musisz podejść do niej bardziej elastycznie. Nie będzie tak, że zawsze pojawią się takie proporcje. Równie dobrze może to być 72/28, 84/16, 90/10, a czasem nawet 95/5. Wszystko zależy od sytuacji, odchylenia mogą być w jedną lub drugą stronę. Kluczowe jest to, żeby mniejszym nakładem generować większe rezultaty. Inaczej mówiąc, niektóre zadania mają większe znaczenie niż inne i na tym trzeba się skupić.
Wiele osób podchodzi do zasady Pareto bardzo dosłownie. Podają różne wyliczenia, gdzie nie ma idealnych proporcji. Oczywiście mają w tych przypadkach rację. Tylko jeszcze raz podkreślam, nie o to tu chodzi. Chodzi jedynie o to, aby odszukać mniejszą cześć pracy, która daje dobre rezultaty i na niej się skupić.
Kiedy jeszcze nie warto?
Są oczywiście miejsca, gdzie ta zasada się nie sprawdzi. Trudno mi sobie wyobrazić lekarza, który robi operacje, że będzie stosował regułę 80/20. Tu nie ma, zmiłuj się. Tego typu ludzie muszą wykonywać wszystko na 100%.
Ta sama sytuacja tyczy się konstrukcji samochodu. Nikt nie będzie chciał jeździć samochodem, który będzie zrobiony w 80% zgodnie z instrukcją. Niektórych rzeczy zwyczajnie nie można robić, wykorzystując zasadę Pareto.
Potrójne Prawo Pareto
Wiesz już, jak działa zasada 80/20. Niektórzy poszli jednak o krok dalej. Co się stanie jeśli, teraz zastosujemy zasadę Pareto od zasady Pareto i później to jeszcze raz powtórzymy? ☺
Wiem, wydaje się to trochę skomplikowane. Za chwilę dokładnie to rozpiszę. Według tej teorii niecały 1% wysiłków odpowiada trochę ponad 50% efektów. Czy nie jest to trochę przekombinowane?
Moim zdaniem jest. Postaram się to wytłumaczyć na prostym przykładzie, tak aby było to, jak najbardziej czytelne.
Przykład
Wyobraź sobie, że pracujesz 10 godzin dziennie i zarabiasz 10 000 zł miesięcznie (czyli 100% wysiłku = 100% efektów).
Kiedy zastosujemy zasadę Pareto, to wynika, że pracując 2 godziny dziennie (skupiając się na najważniejszych sprawach), jesteś w stanie zarobić 8 000 zł.
10 godzin dziennie * 20% = 2 godziny dziennie
10 000 zł miesięcznie * 80% = 8 000 zł
Nie kończysz jednak na tym. Ponownie stosujesz regułę 80/20 i wychodzi, że będziesz zarabiał 6 400 złotych, pracując 24 minuty dziennie.
2 godziny dziennie * 20% = 24 minuty dziennie
8 000 złotych miesięcznie * 80% = 6 400 złotych
Brzmi bardzo kusząco, ale to jeszcze nie koniec, bo stosujesz jeszcze raz tę metodę. Z niej wychodzi, że wystarczy pracować niecałe pięć minut dziennie, żeby zarabiać ponad pięć tysięcy miesięcznie.
24 minuty dziennie * 20% = 4,8 minuty dziennie
6 400 złotych miesięcznie * 80% = 5 120 zł miesięcznie (czyli 0,8% wyniku daje 51,2% efektów)
Zwolennicy potrójnej zasady Pareto mogą powiedzieć, że jest to specyficzny przykład (znalazłem go na kanale Przeciętny człowiek). Może i tak jest. Osobiście nie mam przekonania, aż do takich proporcji.
Podsumowanie zasady Pareto
Mam wrażenie, że wiele osób zna zasadę Pareto, ale mało kto ją wykorzystuje. Traktowana jest ona bardziej jako ciekawostka niż metoda do stosowania. Moim zdaniem warta jest uwagi.
Podchodzę do niej bardziej jako wskazówka do działania niż precyzyjne wyliczenie. Z mojego doświadczenia wynika, że warto skupiać się na rzeczach ważnych, bo faktycznie dają większość rezultatów.
Sam przeanalizuj swoją pracę. Zauważysz, że kiedy skupiasz się na istotnych rzeczach, to one generują większość pozytywnych efektów. Nie wiem, czy są to proporcje 80/20, 90/10 czy 70/30. Nie zmienia to jednak faktu, że skupiając się na priorytetach, masz większe efekty, niż robiąc mniej istotne rzeczy.
Nie jestem również za tym, aby tych 80% w ogóle nie robić i skupiać się tylko na tych 20%. Często jest tak, że te małe rzeczy są również ważne z innych powodów. Jest jednak to dla mnie sygnał, że warto dokładnie się temu przyjrzeć. Można niektóre rzeczy wyeliminować i przenieść swój czas i energię na coś innego.
Zajmowanie się tylko 20% może nieść za sobą spore ryzyko w niektórych sytuacjach. Wyobraź sobie, że konkurencja podbiera Ci tych najlepszych klientów. Twoje zarobki mogą się drastycznie zmniejszyć. Co gorsze Ci zaniedbani klienci mogą odejść, a wtedy może być już dramatycznie. Takie wykorzystywanie reguły 80/20 nie jest rozsądne.
Pamiętaj także, że w tych 80% za jakiś czas może być kilku Twoich przyszłych kluczowych klientów. W tej chwili nie są to może jeszcze duże firmy, ale w bardzo szybkim tempie się rozwijają. Zupełne ich odpuszczenie może być bolesne dla Twojego portfela.
Jeśli jednak podejdziesz do tego zdroworozsądkowo, to możesz wiele zyskać, korzystając z zasady Pareto. Mądre jej stosowanie zdecydowanie zwiększy Twoją produktywność.
A Tobie jak się podoba reguła 80/20?
Zdecydowanie się podoba 🙂
[…] czas temu publikowałem wpis o zasadzie Pareto. Tam wspominałem, że zasada 80/20 jest pewną wskazówką do działania. Nie trzeba patrzeć na […]